Minggu, 08 Mei 2011

modul klerikal






    MEMPROSES DOKUMEN KANTOR

1.         Tujuan Pembelajaran  I
Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 1 modul ini selanjutnya anda diharapkan mampu :
·         Menjelaskan pengertian informasi serta tugas dan tanngung jawabnya.
·         Menjelaskan hubungan informasi dengan klerikal
·         Menjelaskan jenis – jenis informasi
·         Menjelaskan prosedur penanganan rak informasi, kunci, pesan dan surat tamu
·         Menjelaskan pengertian surat masuk , penerimaan dan pendistribusian surat masuk
·         Dua pola penanganan surat masuk, serta Perlengkapan dalam menangani surat masuk
·         Dua sistim pengurusan surat masuk







                                                                                     
INFORMASI
Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”

[sunting] Istilah informasi Banyak orang meggunakan istilah "era informasi", "masyarakat informasi," dan teknologi informasi, dalam bidang ilmu informasi dan ilmu komputer yang sering disorot, namun kata "informasi" sering dipakai tanpa pertimbangan yang cermat mengenai berbagai arti yang dimilikinya.

Beberapa pengertian informasi ;
  1. Informasi adalah Keterangan, penerangan. Data yang telah      diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si       penerima dan mempunyai nilai nyata, sehingga dapat dipakai      sebagai dasar untuk mengambil keputusan, dan terasa bagi       keputusan saat itu atau keputusan mendatang.
2.   Informasi adalah susunan hirarki informasi mulai dari data/fakta, kemudian diseleksi dan diolah menjadi sesuatu yang berguna
3.   Informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi [1]. Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.
4.   Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, sesuatu nilai yang bermanfaat, jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi { input – proses – output } .
5.   Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
6.   Informasi adalah data  / kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan yang nyata.
7.   Informasi adalah data yang telah dilakukan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan keputusan.
8.   Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen, ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi.
9.   Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik.
10. Dalam bidang ilmu komputer informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, Pengalaman, atau instruksi dan alirannya.[sunting] Etimologi
Sedangkan pengertian klerikal adalah yang berhubungan dengan juru tulis atau dengan istilah lain disebut juga dengan bagian administrasi.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKSI INFORMASI
Informasi adalah salah satu seksi yang ada pada Kantor Depan Hotel yang tugas utamanya adalah memberikan informasi kepada tamu yang membutuhkannya,  di samping itu masih ada tugas dan tanggung jawab yang lainya, meliputi :
      A.  Memberikan pelayanan informasi { give information }
      a. Aktivitas di luar hotel { sundry information }
              1. Transportasi { informasi angkutan } / transportation
                            > Transportasi darat,laut,udara
                          > Stasiun angkutan darat,laut,udara
                        > Jadwal keberangkatan,penerbangan,pelayaran.
             2. Entertainment { informasi hiburan }
                          > Hiburan malam, bar, pub,night klub
                         > Studio film
                       > Hiburan masyarakat
                         > Kesenian masyarakat
                      > Hari – hari / upacara besar
                       > Objek wisata / atraksi wisata, dll
3. General information.
      > Masakan
                          > Pakaian
                         > Kantor / gedung – gedung penting
                          > Tempat – tempat ibadah
                            >  Pusat bisnis
                            > Pusat – pusat perbelanjaan, dll
            4. Local facilities
                          > Surat kabar termuka
b. Aktivitas dalam  hotel { in house  information }
> Fasilitas kamar
> Fasilitas olah raga dan hiburan
> Fasilitas makanan dan minuman
> Fasilitas finansial
> Fasilitas konvensi, dll
   B. Menyiapkan perangkat / bahan informasi { information kits }
                                                > Data tamu
                                                > Rak informasi
                                                > Rak kunci dan surat
> Brosur atau leaflet hotel
                                                > Paket – paket wisata
                                                > Telepon penting
                                                > Alamat – alamat penting
                                                > Peta kota, propinsi, negara.
                                                > Time table / sechedule
   C. Menangani kunci kamar
                                                > Menyerahkan kunci
                                                > Manerima kunci
                                                > Inventarisasi kunci
                                                > Pemesanan kunci baru
   D. Menangani surat dan pesan tamu
            1. Surat masuk
                           > Surat hotel / perusahaan
                           > Surat manajemen / karyawan
                        > Surat tamu
                                     > Tamu belum tiba { future guest mail }
                                     > Tamu tinggal dihotel { in house guest hotel }
                                      > Tamu telah berangkat { past guest mail }
            2. Surat keluar
                            > Surat hotel /perusahaan
                            > Surat tamu
PERALATAN SEKSI INFORMASI
1.     Rak informasi / information rack
2.    Rak kunci dan surat/ mail and key rack
3.    Rak kunci cadangan / duplicate rack
4.    Telephone
5.    Filling Cabinet
6.    Time table
7.    Map
8.    Buku petunjuk telepon / telephone directory
9.    Massege form
10.  Buku ekspedisi surat
KOMUNIKASI
      Kata komunikasi berasal dari bahasa latin ”comunicare” yang berarti ” berpartisipasi” atau ”memberitahukan”
Beberapa pengertian komunikasi adalah
1.     Komunikasi adalah sebagai proses pemberitahuan, ada pihak yang memberitahu dan ada pihak yang di beritahu.
2.    Komunikasi menurut Phil Astrid Susanto adalah proses pengoperan lambang – lambang yang mengandung arti .  { ide yang disampaikan merupakan suatu lambang }
3.    Komunikasi menurut Keith Davis adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain.
Keterampilan yang dibutuhkan dalam berkomunikasi adalah :
a.    Keterampilan menyampaikan, yaitu keterampilan berbicara, menulis, dan mengarang serta memberi isyarat.
b.    Keterampilan menerima, yaitu keterampilan mendengarkan dan membaca, serta memahami isyarat.

Komponen /  unsur yang berperan dalam berkomunikasi adalah  :
~ Komunikator { communication } yaitu sumber pengirim berita
~ Enkode adalah proses pengantar pesan
~ Pesan atau berita { message } atau ide  yang disampaikan.
~ Dekode adalah proses penerimaan  pesan
~ Komunikan { communicatte } yaitu orang yang menerima berita.
~ Tanggapan atau respon / feed back.
Proses komukasi  terbagi atas dua yaitu :
1.     Komunikasi horizontal : hubungan antara sesama karyawan atau hubungan antara sesama pimpinan sederajat.
2.    Komunikasi vertikal: hubungan antara pimpinan dan bawahan.
Suatu komunikasi haruslah berjalan dengan baik. Komunikasi dua arah dan timbal balik kesegala arah dapat berjalan dengan baik apabila sarana komunikasi dan sistem komunikasi dalam struktur organisasi dan semua hubungan antar pribadi ditata secara baik. Untuk mencapai tujuan komunikasi, perlu pengertian dari masing – masing pihak secara timbal balik, saling percaya,penyampaian informasi harus jelas,singkat,mudah dimengerti dan tepat waktu.
HUBUNGAN INFORMASI DENGAN KOMUNIKASI
      Keberhasilan komunikasi sangat bergantung kepada faktor kecakapan komunikator dalam menyampaikannya dan kecakapan komunikan dalam mendengar dan membaca, serta memahami isyarat, jika tujuan komunikasi dapat tercapai, maka komunikasi itu dapat dikatakan berhasil. Artinya  apabila seseorang yang akan menyampaikan sebuah informasi, dalam hal ini orang tersebut telah menguasai tehknik dalam berkomunikasi maka informasi yang disampaikannya akan mudah diterima oleh para pendengar. / audience
Agar informasi yang disampaikan menjadi lebih menarik disamping isi materi / informasi yang disampaikan maka pemberi informasi juga harus memperhatikan gaya berbicara yaitu :
# Pakaian { pakaian harus bersih dan rapi }
# Sikap badan dan cara berdiri { berdiri tegak dan bersemangat }
# Pandangan mata { harus menyeluruh pada audience }
# Sikapa jiwa { tegas dan tidak ragu – ragu }
# Air muka dan tangan { mimik muka dan gerak tangan }
# Suara { jelas dan tegas }
# Tulisan { apabila ingin menulis gunakan tulisan yang besar }
MENANGANI RAK INFORMASI,KUNCI KAMAR DAN SURAT TAMU
A. Rak Informasi

Rak informasi adalah salah satu peralatan yang terdapat dimasing – masing bagian yang ada dihotel yang kegunaannya tidak lebih dari menyimpan arsip. Rak informasi tidak begitu jauh berbeda dengan rak kamar dan rak pemesanan kamar, rak informasi disusun berdasarkan afzad sedangkan rak kamar disusun berdasarkan tanggal kedatangan dan rak pemesanan kamar disusun berdasarkan bulan kedatangan.

Pada rak informasi akan disimpan data tamu /slip tamu yang sedang menginap dihotel dan slip tamu dibuat oleh petugas penerima tamu yang dibuat pada saat tamu mendaftarkan diri. Rak kunci kamar dan surat adalah salah satu peralatan yang terdapat pada kantor depan dimana sebagai tempat untuk menyimpan surat tamu yang tinggal dihotel yang di simpan berdasarkan nomor kamar dan menyimpan kunci kamar tamu yang tinggal di hotel maupun kunci kamar yang masih kosong  yang biasanya disebut key & mail rack , letter & key rack, atau mail & key rack.
      B. Mengangani Rak Informasi
Pada rak informasi akan disimpan data tamu /slip tamu yang sedang  menginap dihotel dan slip tamu dibuat oleh petugas penerima tamu yang     dibuat pada saat tamu mendaftarkan diri.
          Contoh Room Rack Slip  yang dibuat oleh  Receptionist : 
        
# 203    Hendra Mr { 2 } Rp 350.000       27/07/11
              28 Mapple Avenue                      20/07/11
              Glastonbury, CT 036915
              USA
              P/A            
                                    Resv
                                                      Tin

PENANGANAN KUNCI KAMAR DAN SURAT
Penanganan kunci kamar dan surat adalah salah satu tugas dari petugas pelayanan informasi yang harus ditangani dengan teliti dan hati – hati, sebab penanganan kunci kamar dan surat merupakan pelayanan yang sangat penting dalam usaha memberikan kepuasan terhadap tamu.
A. RAK KUNCI KAMAR DAN SURAT { MAIL AND KEY RACK }
Rak kunci kamar dan surat adalah tempat untuk menyimpan surat tamu yang tinggal dihotel maupun kunci kamar yang masih kosong
            Penanganannya terbagi atas :
1.     Menyerahkan kunci
a.    Tamu yang baru datang
b.    Tamu yang sedang tinggal dihotel
2.    Menerima kunci
a.    Penerimaan kunci dari tamu yang sedang menginap
b.    Penerimaan kunci kamar dari tamu yang akan berangkat
3.    Inventarisasi kunci
      Inventarisasi dikerjakan dengan maksud agar jumlah kunci dirak akan tetap jumlahnya dan disimpan sesuai dengan tempatnya. Pengecekan ini harus dilaksanakan agar jangan pada saat kamar akan dijual, kuncinya tidak ada ditempat.
4.    Pemesanan kunci baru
Pemesanan kunci baru artinya apabila memang persediaan kunci tidak ada lagi sehingga akan berpengaruh terhadap pelayanan kepada tamu.
            B. PENGERTIAN SURAT  DAN PENANGANAN SURAT
 Beberapa Pengertian surat
1.     Surat adalah kertas yang bertuliskan { kamus Bahasa Indonesia }. 
2.    Surat adalah satu alat komunikasi yang sangat penting dan paling banyak dipergunakan oleh orang didunia baik surat yang bersifat pribadi maupun bersifat resmi.
3.    Surat adalah untuk menyampaikan berita  secara tertulis
4.    Surat adalah informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan maksud tertentu.
Informasi tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita atau surat berita yang sudah umum dikenal, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat panggilan dan surat permohonan. Sedangkan informasi berupa rekaman berita misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta dan kontrak.
5.    Surat adalah informasi tertulis yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat.
6.    Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
Maksud disini dapat berupa surat dapat berupa permintaan, pertimbangan, lamaran, penolakan dsbnya.
Surat menyurat atau korespondensi adalah kegiatan saling
berkirim surat oleh perorangan atau organisasi.
                             Selain sebagai sarana komunikasi surat dapat juga  berfungsi sebagai  :
*           Alat bukti tertulis yang autentik { surat perjanjian }
*           Alat pengikat / berpikir, { surat yang telah diarsipkan }
*           Dokumentasi historis { surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau }
*           Pedoman / dasar bertindak { surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan,dsb }
*           Jaminan keamanan { surat keterangan jalan }
*           Duta atau wakil organisasi
*           Barometer kemajuan kantor
JENIS – JENIS SURAT
1 .  Penggolongan surat menurut sifatnya
  1. Surat pribadi { sifatnya kekeluargaan , persahabatan, dan perkenalan  dan surat setengah resmi misalnya surat lamaran kerja }
  2. Surat dinas { surat yang menyangkut kedinasan }
  3. Surat sosial { Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan }
  4. Surat niaga atau surat bisnis { surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan }
















Contoh surat pribadi :
Jakarta, 27 Juli 2010

            Kepada
            Yth, Bapak Pimpinan
            PT MATAHARI
            Jl. Imam Bonjol No 34
            Jakarta Timur

            Dengan Hormat,
            Yang bertanda tangan dibawah ini :
           
            Nama          :  dr Nurul Athifah Fahtin
            Jabatan    ; Sekretaris
           
Memberitahukan bahwa pada hari ini, senin, 27 Juli 2010 , tidak dapat masuk kerja seperti biasanya, karena sakit. Atas kesediaan Bapak memberikan izin, saya ucapkan terima kasih.

                                                                                                Hormat saya,


                                                                                                dr Nurul Athifah Fathin
                                                                                   














            Contoh surat dinas :
PERSEROAN TERBATAS
JARUM SUPER
Jalan Jenderal Sudirman Nomor 107
Jakarta Pusat
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    28  Mei 2010


Kepada
Yth Bapak Drs Hafizh Zhafran Fathin
Kepala Bagian Perbangkan
PT KARTINI
Jalan Jenderal Sudirman Nomor 107
Jakarta Pusat

Dengan Hormat,
Kami mengharapkan agar Bapak dapat menghadiri rapat dinas yang akan diselenggarakan pada :

Hari / Tanggal                   : Senin, 31 Mei 2010
Waktu                                                                                                       : 10.00 – selesai
Tempat                                                                                                      : Ruang sidang PT Jarum Super Lantai 5
Acara                                                                                                                    : Membahas harga jual jarum super

Selanjutnya, harap dipersiapkan data – data ongkos produksi jarum super tersebut
Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
                                               


                                                                                    Hormat kami,


                                                                                    Drs. Muhammad Farhan Fathin
                                                                                    Direktur                                  





PEMERINTAH KOTA PADANG DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI  9 PADANG
Jln. Bundo Kanduang No 18. Telp. (0751) 34719         Fax  (0751) 32231
Email : smk9padang@yahoo.com                                 Web : www.smk9pdg.com
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Padang, 09 Agustus 2010
No        : 422 / 234/ SMKN9 / 2010
Hal       : Mohon Rekomendasi dan Izin Berangkat

            Kepada
            Yth. Bapak Kepala Dinas Pendidikan Kota Padang
            di
                                                Padang

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan selesainya Calling Visa dari Imigresen Malaysia dan Single Entry dari Konsulat Malaysia Pekanbaru untuk siswa SMK Negeri  9 Padang  yang akan melaksanakan Praktek Kerja Industri { Prakerin } di Mitc Ancasa Hotel Malaka, Periode Juli 2009 s/ d Januari 2010, maka dengan ini kami mohon pada Bapak untuk dapat kiranya memberikan rekomendasi dan izin berangkat bagi siswa kami yang berjumlah 11 orang beserta guru pendamping.

Adapun siswa dan guru pendamping yang akan berangkat tersebut adalah :


No

Nama Siswa

Bidang Keahlian

Nomor Pasport

Tempat Prakerin
1
Gita Wulandari
Restoran
S 938375
Mitc Ancasa Hotel
2
Siti Sarah Aulia
Restoran
S 938380
Mitc Ancasa Hotel
3
Fadhila
Perhotelan
S 937841
Mitc Ancasa Hotel
4
Reni Gusmaylatri
Restoran
S 938372
Mitc Ancasa Hotel
5
Nadhiya Sastika
Restoran
S 938366
Mitc Ancasa Hotel
6
Purnama Sari
Restoran
S 938684
Mitc Ancasa Hotel
7
Suparmi
Perhotelan
S 938376
Mitc Ancasa Hotel
8
Hartini.s
Guru
S 938374


Demikianlah  surat ini kami sampaikan pada Bapak, atas perhatian dan bantuan Bapak kami ucapkan terima kasih.                                                                                                                                                                                                       
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Kepala,
                                                                                               

Suharto Sisar. Spd. MT
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            NIP. 19670306 199003 1 003
2.  Penggolongan surat menurut wujudnya
  1. Surat biasa { surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus.  Contoh : surat perkenalan, surat keluarga, surat ucapan selamat  { melahirkan, menikah, menempati kantor baru  } }
  2. Surat memo { surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis dilingkungan kantor / organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal lain. Penulisannya dapat diketik ataupun ditulis dengan tangan.  Memo umumnya  singkat, isi memo tidak lebih dari 10 baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau antar pejabat yang setingkat.
      Bagian – bagian dari memo :
1.     Kepala memorandum terdiri dari :
o   Nama instansi yang mengeluarkan memo
o   Petunjuk memo
o   Nomor, tanggal memo dibuat
o   Kepada dan dari siapa memo dibuat
o   Perihal
o   Logo / lambang bila ada
2.    Isi memo , sekalipun bersifat tidak resmi, umumnya menyangkut kedinasan.
3.    Kaki memorandum mencantumkan nama dan tanda tangan pemberi memo.





Contoh Memorandum :
LEMBAGA PENDIDIKAN SEKRETARIS ANGKASA
Jalan Tanah Abang Merdeka No 23
Jakarta Timur

            Kepada : Dra. Hamidah Fitri Fathin
            Dari                                          : Dra Dhiya Ulfah Fathin

                 Perihal        : Sistem penerimaan siswa baru

Harap mewakili saya dalam rapat penetapan sisitem     
penerimaan mahasiswa baru pada tanggal 03 Juni 2010 di aula     
Lembaga Pendidikan Sekretaris ANGKASA pada jam 10.30.


                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Terima Kasih,

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Jakarta 30 Mei 2010
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Dra Dhiya Ulfah Fathin
                                                                                               
3.  Penggolongan surat menurut keamanan isinya
  1. Surat sangat rahasia { surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan SRHS { sangat rahasia }, cara pemgiriman surat rahasia berbeda dengan cara pengiriman surat biasa }
1.     Surat dikirim dengan memakai tiga sampul
2.    Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat yang lengkap dan masing – masing dilem. Sebaiknya penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p { untuk perhatian } dan nama pejabat yang harus langsung menerima surat tersebut dan masing – masing sampul di tulis dengan kode sangat rahasia
3.    Sampul ketiga hanya ditulis dengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi kode dan tidak di lem. Maksudnya agar tidak mengundang perhatian orang lain jahil  untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat – surat tersebut antara lain :
~ Surat dari kementrian luar negeri
~ Dokumen untuk negara tetangga
~ Dokumen dikalangan militer
  1. Surat rahasia { surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam  suatu instansi. Cara pengiriman :
    1. Dengan menggunakan dua sampul
    2. Sampul pertama ditulis alamat lengkap dan di beri kode rahasia [ RS} dan dilem
    3. Surat dokumen kepada instansi setempat
    4. Laporan kondite seorang pejabat
4. Penggolongan surat menurut proses penyelesaiannya.
a.    Surat sangat segera / kilat { surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera }
b.    Surat segera { surat yang memerlukan penyelesaianya dengan segera, tetapi tidak sesegera surat kilat }
c.    Surat biasa [ surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan }
BAGIAN – BAGIAN SURAT
*      Kop surat { menunjukan ciri khas dari suatu badan usaha , perusahaan, atau kantor dan berfungsi sebagai reklame  }
Contoh Kop Surat ;
*      Nomor surat { setiap surat resmi , terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Fungsi nomor surat : memudahkan pengaturan surat terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat { arsip }, mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu, memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat, memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu – waktu diperlukan.
*      Tanggal surat, Penulisan tanggal harus lengkap, tidak boleh disingkat, misalnya 28 mei 2009 atau Jakarta 28 mei 2009
*      Lampiran, Sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa kuitansi, brosus atau foto copi, contoh : lampiran : 5 helai dsbnya
*      Perihal, berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata perihal, dicantumkan dibawah kata lampiran contoh :
Nomor                        : 18/KX- D / 2010
                                                            Lampiran                    : 1 berkas
                                                            Perihal                                                : Pengangkatan pegawai negeri
*      Alamat surat, terbagi atas dua yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat, kedua alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat.           Beberapa contoh penulisan alamat :
*       Alamat yang ditujukan pada perorangan;
Kepada
Yth.Sdr. Hendra
Jl. Alaydrus No 201
Jakarta
*       Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
Kepada
Yth. Direktur Pt Subur
Jl. Pondok Gede Raya No 200
Jakarta Timur
*       Alamat yang ditujukan kepada nama instansi pemerintah atau instansi swasta
Kepada
PT SEMEN BUDIDAYA            
Jl. Sumatera N0 209
Jakarta Barat
*      Kepada
                                                                                                                                                 Departemen Keuangan RI
                                                                                                                                                 c.q. Direktorat Pajak
                                                                                                                                                 Jl.  Pasar Minggu  
                                                                                                                                      Jakarta Selatan
*       Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta
Kepada
Yth. Kepala Kantor Dept Tenaga Kerja
Jakarta Pusat
Jl. Prapatan No 67
Jakarta Pusat
*       Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktorat perusahaan swasta tidak perlu menggunakan apapun.
Kepada
Yth. Direktur Utama PT BUNGA RAMPAI
Jl. Raya Bogor N0 35
Jakarta Timur
*       Penulisan alamat dengan menggunakan u.p
Kepada
Yth Direksi Bank Dagang Negara
u.p .sdr. Rizal, SH
Direktur Perkreditan
Jl. Kebon sirih No 8 – 10
Jakarta Pusat
*       Alamat yang ditujukan kepada staf kedutaan besar
Kepada
Yang Mulia Tuan Much. Arsyad
Staf Kedutaan Besar Brunei Darusalam
Jl. Imam Bonjol no 34
Jakarta Pusat
*       Alamat yang ditujukan kepada iklan
a.   Dengan PO Box/Tromol Pos/Kotak Pos
Kepada
Yth Pemilik P O BOX 275 / JKT
Jakarta Timur
Kepada
      P O Box 275/JKT
            Jakarta Timur
                   P.O BOX 275 / JKT
             JAKARTA TIMUR
b.  Dengan nomor iklan
                                                                                    Kepada
Yth Pemasang Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta
Kepada
Pemasang Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta

Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta
*       Penulisan alamat dari antar pejabat yang jabatannya  sama
Direktur Jendral Pembinaan Dan Penempatan
Tenaga Kerja
Departemen Tenaga Kerja
Jl. Gatot Subroto Kav 51
Jakarta
*       Penulisan alamat dari dari jabatan yang lebih rendah kepada eselon yang lebih tinggi.
Kepada
Yth. Direktur Jendral Anggaran
Departemen Keuangan RI
Jl Lapangan Banteng Timur
JAKARTA PUSAT
*       Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah
Kepada
Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Tenaga Kerja
Propinsi Jawa Tengah
Jl Ki Mangun Sarkoro No 21
SEMARANG

*      Salam pembuka, digunakan agar surat tidak kaku, salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka. Contoh salam pembuka pada surat resmi ;
Dengan hormat
Bapak ........... Yang terhormat
Ibu................. Yang terhormat
Saudara................Yang saya / kami hormati
Salam Sejahtera
Assalamuallaikum Wr. Wb
Salam Pramuka

*      Isi Surat
Isi surat terdiri atas :
    1. Kalimat pembuka yang merupakan penghantar bagi isi surat yang  sesungguhnya. 
Contoh :
                        Kami beritahukan bahwa .........
Bersama ini kami lampirkan .......
Kami mohon bantuan Tuan untuk .......
Dengan ini kami mengundang......
Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal ..............
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa ...................
Perkenankanlah kami melaporkan .......
Menyambung surat kami tanggal........... No....................
    1. Isi surat yang sesungguhnya, sesuatu yang diinformasikan , yang disampaikan kepada penerima surat untuk menghilangkan salah tafsir dan efisien. Isi surat hendaknya singkat dan jelas.
    2. Kalimat penutup, alinea penutup merupakan kesimpulan dan  fungsi atau penegas isi surat.
Contoh :
Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih
Kami harap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang
terus
*      Salam penutup, gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima,
Contoh :
Salam kami
Wassallam
Hormat kami
Berikut contoh penandatangan surat menurut susunan struktur organisasi :
a.     Pimpinan unit utama yang menjadi subyek surat atas nama menteri
a.n. MENTERI KEUANGAN R.I
SEKRETARIS JENDRAL
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
b.     Menteri yang menjadi subyek surat tetapi penandatanganan dilaksanakan oleh sekretaris Jendral dengan sebutan atas nama beliau { a.n.b } dalam hal ini perlu terdapat persetujuan menteri
MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
a.n.b
SEKRETARIS JENDRAL
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
c.     Penandatanganan oleh Pimpinan unit utama yang menjadi subyek surat
DIREKTUR JENDERAL PEMBINAAN DAN
PENEMPATAN TENAGA KERJA
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
d.     Penandatangan surat dengan menggunakan u.b { untuk beliau }
a.n MENTERI TENAGA KERJA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
u.b KEPALA BIRO.........
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
e.     Surat yang ditandatangani oleh direktur perusahaan atau pejabat lainnya
Hormat kami ,                                                         Hormat kami,
PT SEHATI                                                                                    Jaya Raya Kencana

Abdullah, SH                                                                     Dr Hendra
Direktur Utama                                          Manajer Personalia
f.     Surat yang ditandatangani  oleh  orang yang diberi kuasa { PP = per pro curation = orang yang diberi kuasa }
Hormat kami,
PP. CV MANDIRI PERKASA
Drs Haryanto
Pimpinan
*      Tembusan, dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/ disampaikan kepada orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah kopinya. Dengan menulis tembusan sesudah nama jabatan / NIP di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan tindasan atau distribusi kepada. Tehnik penulisan tembusan ada dua macam :
1.     Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan tembusan
2.    Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet kebawah dan diberi nomor urut.
Contoh :
Tembusan :
a.    Kabag Kepegawaian
b.    Kabag Keuangan
c.    Kabag Ketatausahaan
*      Inisial pengonsep dan pengetik adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu – waktu diperlukan orrangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital, misalnya NS/SD
Contoh :
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
                                                                                                                    Hendra, dr
                                                                                                                     Direktur
                                                                                                                                                            H/HR/hs
            Ket :
                        H   = Hendra, dr = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat
                        HR = Haryanto = Pengonsep
                        Hs  = Hartini.s = Pengetik

Penanganan surat di hotel dibagi  atas :
1.     Surat masuk
~ Surat untuk tamu hotel { gues’t mail }
            @ Surat bagi tamu yang akan datang
   @ Surat bagi tamu yang sudah berangkat
                 ~ Surat untuk perusahaan { company” s mail }
~ Surat untuk staf / karyawan hotel { staff / emplyee”s  
    mail }
2.    Surat keluar
C. PENANGANAN PESAN TAMU
Seringkali ada permintaan untuk menyampaikan pesan kepada tamu yang tinggal dihotel, dalam hal ini tamu sedang keluar kamar atau tamu yang diharapkan datang. Setiap pesan yang diterima baik melalui petugas telepon operator atau tamu yang datang langsung ke hotel / counter dicap time stamp terlebih dahulu sebelum disimpan pada rak kunci kamar atau rak surat.
            Penanganan pesan tamu terbagi atas :
                        a. Untuk tamu yang sedang tinggal dihotel.
                        b. Untuk tamu yang akan datang.
                        c.  Fax / e-mail tamu.
                        d.  Barang tamu yang ketinggalan.
MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK
PENGERTIAN SURAT MASUK
       Surat masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi / perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat sebagian besar berbentuk lembaran kertas. Ada yang lembarannya tipis, sedang maupun tebal. Didalam surat terkandung berbagai macam informasi sesuai dengan kepentingan masing – masing.
Contoh :
a.    surat dinas { surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah } adalah  surat tugas, surat keputusan, dan surat rekomendasi }
b.    Surat niaga { surat dagang }, adalah surat penawaran dan surat pesanan.
c.    Surat penting yang sifatnya pribadi adalah surat tanah , ijazah, akta dan surat penting lainnya
Agar surat tersebut tidak hilang atau rusak maka sangat diperlukan adanya tata cara yang baik dan sistematis yang mengatur tentang surat – surat tersebut sehingga baik fisik maupun informasi suatu surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuanya.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara alain :
1.     Surat akan tercatat dengan baik
2.    Prosedur penanganan surat jelas
3.    Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
4.    Rahasia akan terjaga.
Sementara apabila surat tidak tersimpan dengan baik maka akan mengakibatkan :
a.    Surat dan informasi akan hilang
b.    Kantor tidak akan menjadi rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata dengan baik
c.    Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.
POLA KEGIATAN ADMINISTRASI
       Dalam penyelenggaraan kegiatan adminstrasi , ada dua macam pola yang digunakan ;
1.     Pola sentralisasi, pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yait ada tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, tersebut menangani surat keluar atau surat masuk.
2.    Pola desentralisasi, pola ini mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat dilingkungan kantor ini.
PERLENGKAPAN DALAM PENANGANAN SURAT
                      Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang  
           harus  disediakan antara lain :
a.    Baki surat / tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya., seperti untuk surat masuk, surat keluar, dan diletakkan dimeja sekretaris.
b.    Buku agenda surat masuk dan surat keluar, buku harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda, buku ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk dan keluar.
c.    Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia, peralatan ini harus digunakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk amaupun yang keluar.
d.    Secretaris desk file, kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
e.    Alat tulis kantor, contoh alat tulis, pulpen,pensil,penggaris,kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas.
f.    Kertas dan amplop, kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
g.    Alat pembuka surat, dapat berupa alat manual, seperti pisau, atau guntung, atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.
h.    Stempel, stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
i.      Formulir tanda terima / buku exspedisi, digunakan  pada pola desentralisasi dan buku exspedisi pada pola sentralisasi
j.     Lembar disposisi, lembaran isi untuk mencatat instruksi dan pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi disposisi langsung pada suratnya.
k.    Komputer, digunakan sebagai pengadministrasian
l.      Telephone, digunakan untuk berkomunikasi yang dirasa perlu.
SISTEM PENGURUSAN SURAT MASUK
Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu sebagai berikut :
1.     Sistem buku agenda { sistem tradisional }
2.    Sistem kartu kendali { sistem pola baru modern }
3.    Sistem taskah { tata naskah } digunakan dilingkungan TNI.
Di Indonesia kedua sistem tersebut banyak digunakan oleh suatu instansi atau perusahaan, ada yang menggunakan sistem buku agenda dan ada yang menggunakan sistem kartu kendali. Sistem buku agenda  sudah ada sejak jaman Pemerintahan Hindia  Belanda sebagai pengganti dari Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS { Arsip Nasional } yang sekarang dikenal dengan ANRI { Arsip Nasional Rebublik Indonesia } bekerjasama dengan LAN { Lembaga Administrasi Indonesia }. Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada disistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja. Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatanya apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahnya mencapai ratusan bahkan ribuan.  Namun jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan surat dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.  
Pengurusan  Surat Masuk Sistem Buku Agenda :
a.    Penerimaan Surat, penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja dibagian depan kantor depan atau front office, seperti satpam dan reseptionist. Bahkan ada diperusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh reseptionist juga. Dan kalau pada perusahaan yang besar / hotel yang ukurannya besar maka surat ditangani oelh bagian informasi / informasi section.  Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatanagi buku pengiriman bahwa surat sudah diterima.  
b.    Penyortiran Surat, surat dipisahkan berdasrkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada  alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut
c.    Pencatatan surat,pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda, petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.
Ada beberapa macam buku agenda yang dapat digunkan untuk melakukan pencatatan surat,  yaitu :
~ Buku agenda surat masuk, buku ini digunakan untuk mencatat semua   
   surat masuk.
   Contoh :
          
No
Tanggal
Terima
Terima
Dari
Tanggal
Dan No Surat
Perihal
Lampiran
Diteruskan
Kepada
Keterangan
1
15 Januari
2010
PT Sejahtera
Jl Raya Bogor
KM.25 Jakarta
10
Januari
2010
Pesanan
I Lembar
Direktur
Pemasaran
-
2
20 Januari
2010
Bank BCA
Jl Kutilang
Raya, Depok
15 Januari 2010
Penawaran
Layanan
1 Berkas
Kepala
Bagian
Keuangan
Brosur

~ Buku agenda surat keluar / agenda verbal, buku ini digunakan untuk
   mencatat semua surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain
   Contoh :

No
Nomor
Surat
Tanggal
Surat
Dikirim
Kepada
Perihal
Lampiran
Keterangan
1
001/B/I/10
9 Agustus
2010
Kantor Pajak
Jl.TMP Kalibata, Jakarta
NPWP
-
-
2
002/A/I/10
6 Agustus
2010
PT Sejahtera
Jl Raya Bogor, KM 29 Jakarta
Pengiriman Barang
I Berkas
Berhubungan dengan surat masuk No. 002/A/1/10

~ Buku agenda berpasangan, buku ini digunakan untuk mencatat semua
   surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi
   satu.
   Contoh :
No
Tanggal
Terima/
Kirim
Tanggal dan No Surat
M/K
Dari/ Kepada
Perihal
Lampiran
Keterangan
1
9 Agustus
2010
001/B/I/10
M
PT Sejahtera
Jl Raya Bogor, KM 29 Jakarta
Pesanan
I Lembar
-
2
6 Agustus
2010
002/A/I/10
K
Kantor Pajak
Jl.TMP Kalibata, Jakarta
NPWP
-
-

            Stempel Agenda
            Contoh :
            Tanggal terima                                                           :  9 Agustus 2010
            No Agenda                                                                                         :  2
            Tanggal diteruskan     :   9 Agustus 2010
            Tanda tangan                                                                                                :   { diisi dengan tanda tangan agendaris }
4.    Pengarahan surat, adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.lembar disposisi adalah lembar isisan untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Contoh  format dan cara pengisian lembar disposisi :

DISPOSISI
Indeks           : Sejahtera    
                                                         Rahasia :
                                                         Penting  :
                                                         Biasa     :

Kode               : Se                            Tgl Penyelesaian  : 15 Januari 2010
Tgl/No         : 2 Januari 2010
Asal              : PT Sejahtera Jl Raya Bogor KM 28 Jakarta

Isi Ringkas    : Pesanan alat – alat elektronik

Instruksi   :                                                       Di teruskan kepada :
1. Drs Muhammad Farhan Fathin
    Segera diproses
2.
3.

Setelah digunakan harap segera kembali :
Kepada setiap          : Bagian Administrasi
Tanggal                    ; 15 Januari 2010


     Ket : Kolom 1,2,3, diisi oleh sekretaris
               Kolom 4 diisi oleh Pimpinan
               Kolom 5 diisi oleh sekretaris
5.    Penyampaian surat, jika pimpinan sudah menulis instrusi nya dilembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk , maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan dibuku exspedisi  intern.
Buku exspedisi surat ada dua macam :
a.    Buku exspedisi intern adalah buku yang digunakan  untuk mencatat penyampaian atau pengiriman atau distribusi surat yang disampaikan didalam lingkungan organisasi atau perusahaan sendiri.
b.    Buku  exspedisi exstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian atau pengiriman  atau distribusi surat kepada pihak lain diluar organisasi  atau perusahaan.
Contoh format cara pengisian buku exspedisi :
No
Tanggal
Kirim
Tanggal dan No
Surat
Perihal
Ditujukan Kepada
Nama Penerima
Tanda Tangan
1
6 Agustus
2010
2 Agustus 2010/
002/B/1/10
Pesanan
Hamidah dr
Nurul dr


6.    Penyimpanan surat, jika surat sudah selesai  diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem afjad, sistem subjek, sistem wilayah,sistem tanggal,atau sistem nomor.
Bagan Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda
a.    Penerimaan surat :
~  Mengumpulkan dan menghitung surat
~ Meneliti ketepatan alamat
~ Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah diterima
b.    Penyortiran surat
~ Memisahkan surat ke dalam surat dinas biasa,penting,rahasia,
   maupun surat penting.
c.    Pencatatan surat
~ Membaca surat dinas, biasa, penting.
~ Memeriksa lampiran – lampiran
~ Membubuhkan stempel agenda
~ Mencatat surat dalam buku agenda masuk
d.    Pengarahan surat
~ Menetukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan
    menyertakan lembar disposisi untuk mencatat instrusi  
    pimpinan.
e.    Penyampaian surat
~ Menyampaikan surat kepada pejabat/ karyawan berdasarkan
   disposisi pimpinan dan mencatat dalam buku ekspedisi intern
f.    Penyimpanan  surat
~ Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
Pengurusan surat masuk sistem kartu kendali
    Sistem ini disebut dengan sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan dengan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia { ANRI } bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara { LAN }. Sistem ini banyak diterapkan diinstansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan,penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.   
Fungsi kartu kendali adalah :
1.     Sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar
2.    Sebagai alat pelacak surat
3.    Sebagai arsip pengganti bagi surat – surat yang masih dalam proses
4.    Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Adapun keuntungannya menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut :
a.    Lebih efisien
b.    Dapat membedakan sifat surat { penting,biasa,rahasia} karena lembarannya berbeda.
c.    Mudah melacak lokasi surat yang sudah diproses
d.    Memudahkan penyusunan arsip
e.    Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
Perlu diketahui yang perlu dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk atau surat  keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat – surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Kategori surat penting adalah :
1.     Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tebusannya atau surat lainnya.
2.    Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang harus segera dilaksanakan.
3.    Informasi yang terkandung dalam dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Kategori surat biasa adalah :
a.    Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan mengalami kesulitan  bagi instansi yang bersangkutan
b.    Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
c.    Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Kategori surat rahasia adalah :
1.     Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
2.    Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS
A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting
a.    Penerimaan surat, sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu  pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol  danpengawasannya. Dalam pelasanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instasi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan , asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat adalah :
*           Menerima surat masuk dari instansi  lain dan menandatangani surat pengantarnya , serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
*           Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat,surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia
*           Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat
*           Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b.    Pencatatan surat, surat – surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi  tiga kategori, yaitu surat penting,biasa dan rahasia. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga, untuk surat biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas pencatat surat adalah :
*           Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali , surat biasa surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
*           Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan kepengarah surat
Contoh format kartu kendali dan cara pengisianya  :

Indexs : Sejahtera PT
Tgl           : 5 Januari 2010
No Urut   : 1                           M/K : M

Kode : Se
Isi Ringkas :
                     Pesanan Barang
                     10 Unit Komputer Merek Toshiba
                     10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran  : 1 Lembar
Tgl Surat : 2 Januari 2010
No Surat : 02/A/10
Dari : PT Sejahtera, Jl Raya Bogor KM 29 Jakarta

Kepada : PT Genta Nusa Jl Arteri Pondok Indah No 5 Jakarta
Pengolah : Bagian Pemasaran
Paraf :
Catatan : -

           
Keterangan :
*      Kolom indeks , bila surat akan disimpan dengan sistem subjek, maka kolom ini diisi dengan masalah surat. Jika surat disimpan dengan sistem abjad, maka kolom ini diisi dengan ideks abjad.
*      Kolom tanggal, No Urut, M/K , diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat. Nomor urut diisi dengan nomor urut pada hari tersebut, sedangkan huruf M dilingkari, berarti surat masuk dan huruf K dilingkari berarti surat keluar.
*      Kolom Kode, diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan. Dapat berupa kode abjad jika menggunakan indeks abjad, bisa juga dengan kode seuai daftar klasifikasi subjek, jika menggunakan indeks subjek.
*      Kolom isi ringkas, diisi uraian ringkas tentang isi surat, uraian ini benar – benar jelas.
*      Kolom lampiran, diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat tersebut.
*      Kolom dari, diisi dari  instansi mana surat itu berasal
*      Kolom kepada, diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan.
*      Kolom Tanggal Surat, diisi dengan tanggal surat masuk/ keluar tersebut
*      Kolom Nomor Surat, diisi dengan nomor surat masuk/ keluar tersebut
*      Kolom Pengolah , diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan menangani surat tersebut.
*      Kolom Paraf, setelah  surat tersebutdisampaikan ke unit kerja, maka yang menerima surat harus memberikan parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah diterima.
*      Kolom catatan, dalam kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat tersebut, misalnya lampirannya tidak ada, surat tidak lengkap lembaranya.
c.    Pengarahan atau pengendalian surat, petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan, yang tugas utamanya adalah :
*      Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
*      Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat tersebut diteruskan
*      Mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali.
*      Mengambil kartu kendali 1 { putih  } dan disimpan dikotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surta dan setelah satu tahun dijilid.
*      Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d.    Penyampaian surat ke unit pengolah, unit pengolah terdiri dari bagian – bagian berikut :
1. Tata usaha unit pengolah, tugas nya adalah sebagai berikut :
*      Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima
*      Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip, kartu kendali 3 tetap melekat pada surat
*      Membuat dua lembar disposisi ,  kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah
*      Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 d 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah .
*      Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di lembar disposisi.
*      Menerima surat dan lembar disposisi  1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama, jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya { in-aktif }, maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan diunit kearsipan oleh penata arsip.
2. Pimpinan unit pengolah, tugasnya adalah sebagai berikut :
*      Menerima surat kembali , kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah.
*      Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
*      Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah
3. Pelaksana, Tugasnya adalah :
*      Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah
*      Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis dilembar disposisi.
*      Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
e.    Penyimpanan atau penataan arsip, tugas penata arsip { arsiparis  }  adalah :
*      Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha pengolah dan disimpan dikartu kendali sebagai bbukti bahwa surat sedang diproses diunit pengolah.
*      Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3
*      Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
        B. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit  lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu i atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatatkartu kendali rangkap tiga, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan diunit pengola saja, tidak perlu lagi diserakan kepada penata arsip. Pengapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

            Contoh format lembar pengantar surat biasa dan cara pengisiannya .
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit :                             Tanggal :                  Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian       5 Januari 2010         10.00 Wib
No Urut
Asal Surat
Tanggal/Nomor
Isi Ringkas
Keterangan
1
Nurul dr
JL.Kamboja No
234 Bandung
9 Agustus 2010
Lamaran Kerja
Spesialist Anak
2
Hafiz dr
Griya Permai Bogor
10 Agustus 2010
Lamaran Kerja
Spesialist
Kandungan
3
Dhiya dr
Matahari Permai
Bandung
8 Agustus 2010
Lamaran Kerja
Spesialis
THT


Jumlah : 3 Surat


Tanggal : 15 Agustus        Pukul : 10.30 Wib


Diterima : Farhan dr    { Tanda Tangan }


            C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang bole membaca surat , kalaupun ada yang boleh mengetaui itupun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung ole pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersimpul.








            Contoh format lembar pengantar surat rahasia :
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Unit :                                Tanggal :                      Waktu Penyampaian :
Kabag  Kepegawaian          20 Januari 2010           10.00 Wib
No Urut
Asal Surat
Tanggal/Nomor
Isi Ringkas
Keterangan
1


Depnaker
Jl. M.T haryono
19 Januari  2010/135/N/D/I/10
Daftar Nilai Diklat
10 Orang


Jumlah : 3 Surat


Tanggal : 20 Januari 2010           Pukul : 10.30 Wib


Diterima : Ulfah  dr    { Tanda Tangan }


Langkah – langkah pengurusan surat masuk rahasia :   
*           Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
*           Pencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia { rangkap 2 } lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
*           Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
*           Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
*           Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2 , lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.









   DRAFT SEDERANA KORESPONDENSI

Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 2 modul ini selanjutnya anda diharapkan mampu :
·         Menerima dan mendistribusikan surat keluar
·         Sistem pengurusan surat keluar system buku agenda
·         Sistem pengurusan surat keluar sistem kartu kendali
















MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT KELUAR   
Surat keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu instansi /kantor kepada pihak lain, baik perseorangan,kelompok maupun suatu lembaga. Surat yang baik dapat memberikan citra yang baik bagi orang yang membuatnya. Oleh karena itu dalam membuat surat seseorang harus memperhatikan kaedah – kaedah yang berlaku. Agar tidak terjadi hal – hall yang buruk, tentu harus  ada yang bertanggung jawab terhadap keabsahan surat yang dibuat. Harus ada cara atau prosedur tertentu yang di buat  secara khusus tentang apa,siapa,mengapa,kapan,dan bagaimana surat itu seharusnya  dibuat, sehingga pertanggungjawaban suatu surat yang telah di buat juga menjadi jelas dan mencegah kesalahan komunikasi.
                        Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor yaitu :
Ø  Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
Ø  Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat , maka dibuat surat undangan rapat
Ø  Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitauan dan surat edaran.
SISTEM PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA
*      Pembuatan Konsep, Konsep sering disebut dengan Draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer { mesin tik }, untuk membuat surat harus dibuat konsepnya secara tertulis, diatas kertas bergaris /buram/lembar konsep surat.
*      Persetujuan Konsep,  jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan , maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adala memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai  atau perlu diperbaiki atau di koreksi. Apabila sudah di setujui oleh pimpinan maka pimpinan akan memberikan tanda acc pada konsep tersebut.
*      Pencatatan Surat, konsep surat yang sudah mendapat persetujuan pimpinan, selanjutnya di catat kedalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan, agar surat tersebut diberi nomor surat dari agendaris.
*      Pengetikan Konsep Surat,  Setela surat diberi nomor maka surat dapat diketik berikut dengan amplopnya.
*      Pemeriksaan Pengetikan, setela surat diketik maka pengetik surat dan konseptor memberikan paraf dengan pensil pertanda surat suda sesuai dengan konsepnya.
*      Penandatanganan Surat, surat yang tela diketik rapi maka surat tersebut akan ditandatangani ole piak yang berwenang.
*      Pemberian Cap Dinas, dibubuhkan sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit tanda tangan.
*      Melipat Surat,Surat yang asli dilipat dan dikirim kealamat yang dituju, sedangkan lembar yang keduanya disimpan sebagai arsip.
*      Penyampulan Surat, surat yang tela dilipat rapi selanjutnya dimasukan kedalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal –hal berikut :
Ø  Gunakan kop surat juga untuk sampul surat
Ø  Cantumkan nomor surat
Ø  Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubukan cap dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.
Ø  Perangko secukupnya
*      Pengiriman Surat, jasa pengiriman surat merupakan suatu al yang tidak dapat dipisakan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk, maupun surat keluar.
Hal yang perlu di Perhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman :
Ø  Jenis surat , Informasi yang tercantum dalam surat
Ø  Tujuan/ alamat surat, Volume/banyaknya surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara :
Ø  Melalui kurir, orang atau pegawai yang ditunjuk untuk mengantarkan surat kepada alamat yang dituju. { petugas kurir arus meminta tangan pada orang yang tela menerima surat tersebut }
Ø  Melalui pos, surat diantar langsung kekantor pos, dan membawa buku exspedisi surat yang nantinya akan dibubui cap pos bawa surat dikirim melalui  pos,
Ø  Melalui jasa pengiriman { DHL,TIKI,FEDEX, dsb }
Ø  Melalui internet { e-mail }
*      Penyimpanan Surat,surat yang asli dikirim kepada yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke 2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan seperti, sistem afjad,sistem subjek,sistem tanggal,sistem nomor, dan sisitem wilayah.
SISTEM PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM KARTU KENDALI
1. Prosedur pengurusan surat keluar penting
 a.  Unit pengolah, surat keluar baerasal dari unit pengolah atau unit kerja  
  yang berkepentingan terhadap surat tersebut.
b. Pencatatan surat, tugasnya antara lain :
                     1}.  Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2  dari    
         unit pengolah
         2}  Memberikan stempel pada surat
                     3}  Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan
         berfungsi sebagai kartu kontrol.
                     4 }  Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan
          kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah/
                     5 }  Memberikan surat kepada exspedisi untuk dikirim kealamat instansi
c.  Pengarahan surat, tugasnya adalah menerima kartu kendali 1 dari
     pencatat surat dan menyimpanya kedalam kotak kartu kendalisebagai
     kontrol atau pengendali surat yang dikirim.
d.  Penataan arsip, tugasnya adala menerima kartu kendali 2 dari unit
     pengolah dan menyimpanya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti
     arsip yang ada di unit pengolah
f.    Pengiriman surat, dalam pengiriman suart menggunakan espeditor atau  kurir.
2. Prosedur pengurusan surat keluar biasa
                                    1 }  Unit pengolah, tugasnya mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam
          dua lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli , lembar
          pengantar, tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan.
                                    2 }  Pencatatan surat, pencatat surat menerima surat, tembusan dan
           lembar pengantar surat biasa kemudian memberi cap stempel tanggal 
           pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
           pengantar dua ke unit pengolah.
3. Prosedur pengurusan surat keluar rahasia
                         Langkah – langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah :
                        a. Surat rahasia  diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang
       yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya
                        b. Surat tertutup dan lembar pengantarsurat rahasiadiserahkan kepada pengarah surat.




 MENGELOLA SISTEM DOKUMEN 

Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 3 modul ini selanjutnya anda diharapkan mampu :
·         Mengidentifikasikan surat penting
·         Penanganan surat penting
·         Pemilihan jasa pengiriman
·         Kelebihan dan kelemaan surat menyurat melalui e-mail
·         Pengelolaan dan pengiriman surat melalui e- mail













Kategori Surat
            A. Kategori Surat Penting
                                                                        Sebuah surat dikatakan surat penting apabila :
*           Memerlukan penanganan segera
*           Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi / perusahaan
*           Jika hilang, sulit dicari gantinya
*           Memerlukan tindak lanjut
Jika sebuah surat arus dibalas atau ditindaklanjutipada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, indentifikasikanlah surat – surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan surat – surat tersebutdan berilah tanda khusus/ kode pada surat- surat.
                        B. Penanganan Surat Penting
*      Penerimaan Surat
  Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa seingga nama dan alamat yang tercantum muda dibaca dan diteliti dengan tepat. Selanjutnya surat dipisah – pisahkan menurut jenisnya , agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan
Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok yaitu :
 1.  Surat bisnis
                                                              a. Surat yang dikelompokan  penting, { surat dari cabang, pelanggan, para 
               relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
                                                    b. Surat kelompok utama, { surat – surat berharga, surat perjanjian,/
               kontrak   jual beli,surat – surat yang bersampul jendela
                                    2.  Surat – surat iklan, surat iklan diterima dalam bentuk sampul yang beraneka
            ragam, baik mengenai ukuran , bentuk, warna maupun jenisnya. Petugas harus    
            selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan jenis
            surat utama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan secara terbuka.
3.    Surat – surat pribadi, Apabila jumlah surat yang diterima cukup banyak, 
             surat diseleksi, kecuali surat sangat penting dengan kode kilat khusus harus
             segera disampaikan kepada  yang berkepentingan. Jika surat berharga dari
             Bank, deposito, surat- surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali – kali 
             dibuka terlebih dahulu.
*      Pembukaan Surat
     Setelah meneliti surat, selanjutnya membuka surat – surat tersebut satu persatu. Untuk menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok – ketok di atas meja supaya lembar surat turun kebawah, kemudian surat surat dikeluarkan dari sampulnya.  Jika surat ada lampiranya, maka gabungkanlah dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas .
*      Penyortiran Surat
                                                             Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu persatu agar dapat dipisahkan, menurut penerimanya adalah :
a.    Surat untuk pimpinan
b.    Surat untuk bagian yang lain dikantor
c.    Surat – surat yang memerlukan peratian sekretaris
d.    Surat – surat lainnya.
Hal – hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat :
1.     Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca  dengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut
2.    Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau  bagian lain dikantor.
3.    Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca.
4.    Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat.
       Berikut adalah contoh bentuk catatan :
Nama Pengirim
Tanggal
Surat
Macam
Barang
Tanggal
Pengiriman





5.    Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat, laporan juga hal – hal yang lain, perlu dicatat oleh sekretaris.
*      Pembagian Surat
1. Surat – surat untuk pimpinan
                                                                        Surat – surat untuk pimpinan harus segera disampaikan, usaakan agar  
    surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke     
    kantor.
                          Hal – hal yang harus  anda laksanakan arus sesuia dengan petunjuk :
                                    a.  Persiapkanlah segala sesuatunya  yang berhubungan  dengan surat, jika
         suatu waktu tertentu pimpinan menelpon  anda ke kantor untuk  
         menanyakan keadaan kantor, anda dapat dengan segera memberikan
         keterangan yang diperlukan pimpinan.
                                    b.  Apabila pimpinan anda tidak menelpon, teleponla atau kirimkanlah surat
         melalui jasa surat, dan ini berlaku apabila ada sesuatu hal yang penting   
         dan mendadak.
                                    c.  Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya
         salinan surat yang memerlukan perhatiannya.
                                    d.   Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map, Pisahkan mana   
          yang perlu di telaah dan mana yang berupa laporan dan sebagainya.

2. Surat – surat untuk orang/ bagian  lain dikantor
                                                                        Masing – masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam
     penyampaian surat antar bagian,
3. Surat – surat yang memerlukan perhatian sekretaris
                                                                                     Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas diluar kantor, jika
     ada surat penting yang diterima segera di bahas, maka tugas sekretarislah 
     untuk mengolah surat tersebut.
                        C. Pemilihan Jasa Pengiriman
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur  pengurusan surat baik surat masuk maupun surat keluar, oleh karena itu dibutuhkan jasa pengiriman yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman surat, perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak surat.
                                                Beberapa jenis pengiriman suratadala sebagai berikut :
                                                1. Kurir instansi perusaaan
                                                2. Kurir kantor pos
                                                3. E-mail {situs} perusahaan
                                                4. Kurir jasa pengiriman swasta { DHL, TIKI, dll }
                        D. Mengelola Dan Mengirim Email
     I. Kelebihan Dan Kelemahan Surat Menyurat Melalui E-MAIL
                                                                                    Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran tidak
  selalu dalam bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan    
  teknologi informasi kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat  
  alat elektronik, yaitu komputer dengan menggunakan fasilitas internet.
                                                Kentungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail adalah :
1.     Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
2.    Biaya relatif lebi murah dibandingkan melalui jasa kurir  / pos
3.    Umpan balik {feed back } dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan.
4.    Dapat mengirimkan gambar – gambar  atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik.
5.    Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy
                                    Kelemahan  dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail adalah :
                                                                        1.  Hanya bisa diakses ole orang yang mempunyai fasilitas internet
                                                                        2.  Hanya bisa diakses ole orang yang mengerti internet
                                                                        3.  Dalam keadaan tertentu { jaringan sibuk } proses mengakses jadi lambat
                                                                        4.  Dokumen dapat rusak atau hilang.
                                                                        5.  Ketergantungan pada alat { komputer dan jaringan internet } sangat tinggi
            II. Pengelolaan Dan Pengiriman Surat melalui E-MAIL.
MEMBUAT ELECTRONIC MAIL
1. Klik Internet Explorer – www.yahoo.com
2. Setelah muncul situs www.yahoo.com
3. Klik free mail  sign up (membuat e-mail gratis) seperti gambar 10







4. Muncul kotak dialog register e-mail

5. Langkah Pengisian Data
a.  My Name                                                                                                              : freddy (first name)
                                                                                                                                                                                                                                                            : santoso (last name)
b. Gender                                                                                                                                                       : klik panah , Male = laki-laki, Female = wanita
c. birth day                                                                                                                           : pilih bulan, ketikan tanggal dan tahun lahir
d. I live in                                                                                                                                          : Indonesia
e. Pos code                                                                                                                                         : Isikan sesuai dengan kode pos tempat tinggal
f. Yahoo ID and Email                     : freddy_santoso @yahoo.com      
g. Password                 : ketikan angka atau huruf (kecil) min 6 max   32   karakter
h. Retype Password                                     : ketikan passwaord yang sama
i. Alternative email                                                                           : dikosongkan
j. Security Question                                                                        : pilih salah satu, contoh makanan favorite
k. Your Answer                                                                                                                                  : Cheese
l. Type the code shown                                            : ketikan uF6MKwu8
m. Do you agree                                                                                                                    : klik kotak kecil
maka e-mail anda akan diproses, kalau diterima muncul tulisan (“congregation”)

MEMBUKA E-MAIL
1. Pastikan anda berada di www.yahoo.com
2. Klik  “sign in” pada baris check your mail status
3. Maka akan muncul kotak dialog
4.  Isikan kolom Yahoo ID dengan e-mail anda, contoh : daslim_smkn9pdg
5. Isikan password yang sudah dipunya
6. Klik sign in
7. Maka akan muncul kotak dialog sesuai dengan e-mail kita

 8. Klik nama anda yang muncul, maka akan muncul kotak dialog tentang kotak surat


  9. Klik inbox untuk melihat surat-surat yang masuk , dan akan muncul surat-surat   
      yang masuk


10. Klik salah satu subject yang akan dibaca e-mailnya
MEMBALAS DAN MENUTUP E-MAIL
  1. Klik Reply, muncul kotak dialog
     

2. Ketikan surat balasan pada kotak di bawah toolbar
3. Klik send untuk mengirim
4. Kalau surat sudah terkirim ditandai dengan tanda checklist
MENYERTAKAN FILE DAN GAMBAR
5. Klik Attach files
6. Tentukan file yang akan dikirim / gambar
7. Klik Send


MENUTUP E-MAIL
8. Klik sign out


9. Maka akan kembali ke halaman pertama www.yahoo.com

MENYERTAKAN FILE / GAMBAR DENGAN ATTACHMENT
1. Pastikan kita sudah berada pada halaman e-mail
2. Klik compose untuk menulis surat kepada yang kita tuju
3. Ketikan pengantarnya lalu klik attachment






4. Maka tampilannya
5. Klik send untuk mengirim
6. Klik sign out untuk keluar dari e-mail
7. Klik close atau exit untuk keluar internet


















                                   EVALUASI                                                                                                                                                                               
A. Uji  Kompetensi Teori
  1. Kata komunikasi diartikan sebagai kata kerja, artinya adalah :
    1. Pengiriman penerimaan warta
    2. Proses pemberitauan
    3. Saling mengenal
    4. Hubungan sesama pegawai
    5. Hubungan atasan dengan karyawan
  2. Dasar komunikasi adalah :
    1. Menyampaikan
    2. Berpikir
    3. Menerima
    4. Informasi
    5. Reaksi
  3. Keterampilan berbicara dan menulis merupakan keterampilan :
    1. Menyampaikan
    2. Membaca
    3. Menerima
    4. Berpikir
    5. Mendengarkan
  4. Tempat asal sumber komunikasi adalah :
    1. Proses komunikasi
    2. Komunikator
    3. Komunikan
    4. Komponen
    5. Respon
  5. Ide yang disampaikan disebut :
    1. Komponen
    2. Feed back
    3. Komunikan
    4. Message
    5. Enkode
  6. Tanggapan dari pihak komunikan disebut :
    1. Komunikasi
    2. Enkode
    3. Message
    4. Dekode
    5. Feed back
  7. Hubungan antara pimpinan dengan bawaan disebut komunikasi  :
    1. Eksternal
    2. Orizontal
    3. Kelompok
    4. Vertikal
    5. Timbal balik
  8. Lambang yang digunakan untuk komunikasi verbal adalah :
    1. Lambang gerak
    2. Lambang warna
    3. Lambang suara
    4. Lambang isyarat
    5. Lambang bahasa
  9. Penyelenggaraan seminar merupakan  :
    1. Komunikasi massa
    2. Komunikasi interpersonal
    3. Komunikasi intrapersonal
    4. Komunikasi orizontal
    5. Komunikasi
  10. Proses komunikasi dengan menyajikan informasi secara elektris adalah :
    1. Surat kabar
    2. Televisi
    3. Cerama
    4. Buletin
    5. Majalah dinding
  11. Media pendengaran secara tradisional adalah :
    1. Beduk
    2. Kaset
    3. Radio
    4. Telepon
    5. Handy talky
  12. Media visual adalah :
    1. Televisi
    2. Film
    3. Poster
    4. Telepon
    5. Kentongan
  13. Media audio visual adalah :
    1. Film
    2. Slide
    3. Spanduk
    4. Handy talky
    5. Pengumuman
  14. Proses komunikasi dengan media massa adalah :
    1. Telepon
    2. Kaset
    3. Teleks
    4. Surat kabar
    5. Faxsimile
  15. Alat komunikasi yang paling efektif adalah :
    1. Telepon
    2. Surat
    3. Radio
    4. Film
    5. Proyektor
  16. Apa yang terjadi apabila sipengirim berita kurang jelas dalam menyampaikan informasi ? :
    1. Warta yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat diterima komunikan
    2. Sipengirim jadi kecewa
    3. Sipenerima berita tidak mau tahu
    4. Warta ditanggapi oleh penerima berita
    5. Sipenerima kurang menafsirkan
  17. Surat dikatakan sebagai alat ukur yang dinamis bagi suatu kantor, karena :
    1. Banyaknya surat yang keluar masuk
    2. Surat alat komunikasi yang efektif
    3. Surat adala komunikasi secara tertulis
    4. Surat adala sumber informasi
    5. Surat adala dijamin kerahasiaannya
  18. PT Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama tidak bisa mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa merupakan surat :
a.     Masuk
b.     Keluar
c.     Penting
d.     Biasa
e.     Rahasia
  1. Prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem buku  agenda adalah :
    1. Penerimaan-pencatatan-pengarahan-penyortiran-penyimpanan-penyampaian
    2. Penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian penyimpanan
    3. Penerimaan-pencatatan-penyortiran-pengarahan-penyampaian-penyimpanan
    4. Penerimaan-penyortiran-pencatatn-pengarahan-penyampaian-penyimpanan
  2. Lembaran untuk mencatati nstruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar :
    1. Agenda
    2. Exspedisi
    3. Kartu kendali
    4. Disposisi
    5. Instruksi
  3. Informasi yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain. Ini merupakan sala satu kriteria dari :
    1. Surat penting
    2. Surat biasa
    3. Surat rahasia
    4. Surat resmi
    5. Surat sangat rahasia

  1. Pada kolom pengolah dikartu kendali, pengisian yang paling tepat adalah :
    1. Nama arsiparis
    2. Nama pejabat dalam suatu unit kerja
    3. Nama Sekretaris
    4. Nama agendaris
    5. Nama unit kerja
  2. Surat lamaran kerja atas nama Muhammad Ihsan, jika dicatat dalam kartu kendali, maka pengisian yang paling tepat pada kolom pengolah adalah :
    1. Muammad Ihsan
    2. Lamaran kerja
    3. Ka Bag Kepegawaian
    4. Bagian Kepegawaian
    5. Arsiparis
  3. Kartu kendali { KK } terdiri dari tiga rangkap dan KK I disimpan oleh :
    1. Penata arsip
    2. Pengara surat
    3. Pengolah surat
    4. Pencatat surat
    5. Penerima surat
  4. Dalam prosedur surat masuk sistem kartu kendali, setelah surat dicatat dengan KK rangkap tiga, surat dan KK diserahkan kepada :
    1. Pengarah surat
    2. Penata arsip
    3. Pengolah surat
    4. Pencatat surat
    5. Penerima surat
  5. Dalam prosedur surat masuk sistem kartu kendali, setela surat dicatat dengan KK rangkap tiga, surat dan KK diserahkan kepada :
    1. Pengara surat
    2. Penata arsip
    3. Pengolah surat
    4. Sekretaris
    5. Pimpinan
  6. Pembuatan konsep,persetujuan konsep,pengetikan,penandatanganan dan pengiriman surat merupakan :
    1. Masuk
    2. Keluar
    3. Penting
    4. Biasa
    5. Rahasia
  7. Seseorang yang menyimpan KK I  pada saat pengurusan surat penting keluar adalah :
    1. Pencatat surat
    2. Pengarah surat
    3. Penerima surat
    4. Penata surat
    5. Unit pengolah
  8. Selain pimpinan, yang dapat membuat surat rahasia adalah :
    1. Staf administrasi
    2. Semua pegawai
    3. Bagian tata usaha
    4. Orang yang ditunjuk
    5. Sekretaris
  9. Jika juru ketik menemukan pada konsep suatu kalimat yang diragukan {kurang jelas}, maka tindakan yang paling tepat dilakukan adalah
    1. .Membetulkan sendiri
    2. Diketik apa adanya
    3. Menanyakan kepada konseptor
    4. Bertanya kepada orang pimpinan
    5. Bertanya kepada orang lain
  10. Suratnya relatif singkat dan tidak perlu disimpan lama adalah sala satu ciri dari surat :
    1. Pribadi
    2. Biasa
    3. Dinas
    4. Penting
    5. Rahasia
  11. Hari  ini PT Wiyata Mandala mengirimkan sebua surat untuk PT Cahaya Abadii , bagi PT Cahaya Abadi surat tersebut disebut :
    1. Surat penting
    2. Surat masuk
    3. Surat niaga
    4. Surat keluar
    5. Surat biasa
  12. Seseorang yang memimpin surat tembusan pada pengurusan surat rahasia keluar adalah :
    1. Unit pengola
    2. Penata arsip
    3. Ekspedisi
    4. Pengarah surat
    5. Pencatat surat
  13. Format yang digunakan pada pengurusan surat sistem buku agenda dan juga sistem kartu kendali adalah :
    1. Lembar disposisi
    2. Kartu kendali
    3. Lembar pengantar surat rahasia
    4. Lembar pengantar surat biasa
    5. Lembar pengantar
  14. Tanda persetujuan pimpinan terhadap konsep surat yang akan diketik adalah
    1. File
    2. Acc
    3. Dep
    4. U.P
    5. Catatan
  15. Untuk pengetikan lembar tembusan sebua surat menggunakan kertas :
    1. HVS
    2. Duplikator
    3. A4
    4. Union skin
    5. Doorslag
  16.  Orang atau badan yang mengirimkan barang pesanan disebut :
    1. Kantor cabang
    2. Pemasok
    3. Biro perjalanan
    4. Mitra kerja
    5. Kurir
  17.  Surat kontrak atau surat perjanjian jual beli termasuk :
    1. Surat penting
    2. Surat perjanjian
    3. Surat pesanan
    4. Surat kelompok utama
    5. Surat berjendela
  18.  Jika pada hari yang sama banyak menerima surat pribadi, langkah   
        penanganan yang paling tepat adala :
    1. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup kepada pimpinan
    2. Mencatat surat dalam buku agenda
    3. Menyampaikan langsung kepada tujuan surat
    4. Membuka sampul dan membacanya
    5. Menyampaikan surat kepada pimpinan dengan menyertakan lembar disposisi
  1.  Dalam membuka surat dengan menggunakan alat pembuka, supaya surat tidak 
       robek maka sebaiknya :
    1. Sampul surat dibuka perlaan – lahan
    2. Surat diketok – ketok diatas meja
    3. Sampul surat dibukasedikit diposisi paling atas
    4. Ujung sampul dibuka sedikit
  1. Beberapa al yang perlu diperhatikan dalam membaca surat yang diterima antara lain ...................... kecuali......................
    1. Ada tidaknya ubungan dengan dengan surat terdahulu
    2. Ada tidaknya lampiran
    3. Pada isi surat disampaikan ada barangnyayang dikirim atau tidak
    4. Pada isi surat ada batas waktu untuk balasan surat atau  tidak
    5. Alamat surat sudah tepat atau tidak
  2. Jika pimpinan sedang tidak berada dikantor dalam beberapa hari, penanganan surat yang bersifatpenting adalah :
    1. Surat diproses ole bawahan langsung
    2. Surat diletakkan diatas meja pimpinan sampai pimpinan datang
    3. Segera telepon pimpinan untuk memberitahukan
    4. Menunggu sampai pimpinan datang
    5. Memberitahukan kepada si pengirim bahwa pimpinan tidak berada dikantor
  3. Untuk penanganan surat – surat penting yang diterima pada hari yang sama ada beberapa hal yang harus diperhatikan :
    1. Dengan melihat siapa yang mengirim surat
    2. Dengan melihat surat tersebut untuk pimpinan atau bukan
    3. Dengan melihat permasalahan surat tersebut
    4. Dengan melihat surat tersebut rapi atau tidak
    5. Dengan melihat surat itu harus dibalas atau tidak
  4. Jika anda menerima surat yang berupa advertensi/iklan dalam bentuk beraneka ragam, seperti brosur,katalog,dan harga dan sejenisnya, yang sebaiknya anda lakukan dalam menangani surat – surat tersebut adalah :
    1. Mengembalikan lagi kepada sipengirim
    2. Membuangnya karena bukan merupakan surat penting
    3. Menyimpannya langsung dalam tempat penyimpanan
    4. Menyampaikan  kepada pimpinan dalam betuk terbuka
    5. Segera merespon iklan yang ditawarkan
  5.  Surat – surat berikut merupakan surat yang penyampaiannya kepada pimpinan dalam keadaan tertutup kecuali :
    1. Surat – surat yang bersifat rahasia
    2. Surat – surat yang bersifat penting
    3. Surat – surat dari bank  berupa deposito
    4. Surat – surat pribadi
    5. Rekening koran
  6. Yang dilakukan dalam menangani surat – surat yang mempunyai lampiran adalah :
    1. menyatukan lampiran dengan menggunakan klip kertas
    2. Surat dan lampiran kita pisahkan
    3. Mencatat dalam buku  tersendiri untuk surat – surat tersebut
    4. Surat segera diproses, sementara lampirannya langsung disimpan
    5. Surat dan lampiran disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan tertutup
  7. Surat elektronik disebut juga dengan :
    1. Website
    2. Homepage
    3. Http
    4. E-mail
    5. Milis
  8. Keuntungan dari penggunaan E-mail dalam kegiatan surat menyurat adalah :
    1. Rahasia lebih terjamin
    2. Dapat melampirkan gambar – gambar tiga dimensi
    3. File tahan lama
    4. Dapat diakses oleh siapa saja
    5. Mudah dioperasikan
  9. Untuk meliat e-mail yang masuk ke e-mail anda, adalah dengan mengklik :

    1. Inbox
    2. Draft
    3. Sent
    4. Trash
    5. Spam
  1. Informasikan yang berisikan tentang e-mail lain yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi yang tidak dikenal adala :
    1. Inbox
    2. Draft
    3. Sent
    4. Spam
    5. Trash
  2. Untuk menelusuri e- mail yang tela anda kirimkan dan e-mail yang perna masuk kedalam email anda adalah dengan mengklik :
    1. a. Inbox
    2. Draft
    3. Sent
    4. Spam
    5. Trash
  3.  Fasilitas dibawah ini yang tidak terdapat pada menu new message adalah :
    1. Attach
    2. Spelling
    3. Cancel
    4. Send
    5. View
  4. Jika ingin mencetak isi dari suatu suatu e-mail yang sedang dilihat { baca } ke printer, tab menu yang di klik adalah :
    1. Print
    2. Send
    3. Reply
    4. Forward
    5. View
  5. Jika ingin melampirkan file yang berupa informasi atau data pada email yang dikirim, fasilitas yang digunakan adalah :
    1. a. Print
    2. Send
    3. Reply
    4. Forward
    5. View
  6. Untuk menghapus e-mail yang tidak diperlukan lagi menggunakan :
    1. Print
    2. Send
    3. Reply
    4. Dellete
    5. View








B. UJI KOMPETENSI KETERAMPILAN                                   
  1. Masing – masing siswa diminta untuk memberikan berbagai informasi yang berubungan dengan pariwisata
  2. Setiap siswa diminta untuk membuat contoh surat masuk yang terdiri dari :
    1. Surat pribadi
    2. Surat dinas
    3. Surat sosial { organisasi }
    4. Surat niaga
  3. Masing – masing siswa diminta untuk membuat contoh surat masuk yang diterima oleh SMK N 9 Padang dari Hotel Savali yang berkenaan dengan permintaan tenaga Daily Worker.
  4. Siswa dibagi 4 Kelompok, Dua kelompok membuat conto surat masuk serta langsung dimasukkan ke buku agenda dan dua kelompok lagi membuat contoh surat masuk dan langsung dimasukkan kedalam kartu kendali.
  5.  Setiap siswa diminta untuk membuat contoh surat masuk yang terdiri dari :
    1. Surat pribadi
    2. Surat dinas
    3. Surat sosial { organisasi }
    4. Surat niaga
  6. Masing – masing siswa diminta untuk membuat contoh surat keluar yang dikirim oleh SMK N 9 Padang ke Hotel Savali yang berkenaan dengan permoonan siswa praktek kerja industri.
  7. Siswa dibagi 4 Kelompok, Dua kelompok membuat contoh surat keluar serta langsung dimasukkan ke buku agenda dan dua kelompok lagi membuat contoh surat keluar  dan langsung dimasukkan kedalam kartu kendali.
  8.  Carilah contoh – contoh surat dengan bergabagai macam variasi antara lain sebagai berikut :
    1. Surat- surat dinas
    2. Surat – surat bisnis
    3. Surat lamaran kerja
    4. Surat iklan, seperti brosur
    5. Surat undangan
  9. Kelompokkanlah surat – surat tersebut berdasarkan :
    1. Surat penting
    2. Surat biasa
    3. Surat rahasia
    4. Surat pribadi
  10. Buatlah sebuah surat{  bebas } lalu anda kirimkan ke e-mail guru mata pelajaran        
      { hartinisoeparman@ymail.com }




























Tidak ada komentar:

Poskan Komentar