Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 1 modul ini selanjutnya anda diharapkan mampu :
·Menjelaskan pengertian informasi serta tugas dan tanngung jawabnya.
·Menjelaskan hubungan informasi dengan klerikal
·Menjelaskan jenis – jenis informasi
·Menjelaskan prosedur penanganan rak informasi, kunci, pesan dan surat tamu
·Menjelaskan pengertian surat masuk , penerimaan dan pendistribusian surat masuk
·Dua pola penanganan surat masuk, serta Perlengkapan dalam menangani surat masuk
·Dua sistim pengurusan surat masuk
INFORMASI
Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”
[sunting]Istilah informasi Banyak orang meggunakan istilah "era informasi", "masyarakat informasi," dan teknologi informasi, dalam bidang ilmu informasi dan ilmu komputer yang sering disorot, namun kata "informasi" sering dipakai tanpa pertimbangan yang cermat mengenai berbagai arti yang dimilikinya.
Beberapa pengertian informasi ;
Informasi adalah Keterangan, penerangan. Data yang telahdiproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai nyata, sehingga dapat dipakaisebagai dasar untuk mengambil keputusan, dan terasa bagikeputusan saat itu atau keputusan mendatang.
2.Informasi adalah susunan hirarkiinformasi mulai dari data/fakta, kemudian diseleksi dan diolah menjadi sesuatu yang berguna
3. Informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi [1]. Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.
4. Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, sesuatu nilai yang bermanfaat, jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi { input – proses – output } .
5.Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
6.Informasi adalah data/ kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan yang nyata.
7.Informasi adalah data yang telah dilakukan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan keputusan.
8.Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen, ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi.
9.Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik.
10.Dalam bidang ilmu komputer informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, Pengalaman, atau instruksi dan alirannya.[sunting]Etimologi
Sedangkan pengertian klerikal adalah yang berhubungan dengan juru tulis atau dengan istilah lain disebut juga dengan bagian administrasi.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKSI INFORMASI
Informasi adalah salah satu seksi yang ada pada Kantor Depan Hotel yang tugas utamanya adalah memberikan informasi kepada tamu yang membutuhkannya,di samping itu masih ada tugas dan tanggung jawab yang lainya, meliputi :
A.Memberikan pelayanan informasi { give information }
a. Aktivitas di luar hotel { sundry information }
1. Transportasi { informasi angkutan } / transportation
> Transportasi darat,laut,udara
> Stasiun angkutan darat,laut,udara
> Jadwal keberangkatan,penerbangan,pelayaran.
2. Entertainment { informasi hiburan }
> Hiburan malam, bar, pub,night klub
> Studio film
> Hiburan masyarakat
> Kesenian masyarakat
> Hari – hari / upacara besar
> Objek wisata / atraksi wisata, dll
3. General information.
> Masakan
> Pakaian
> Kantor / gedung – gedung penting
> Tempat – tempat ibadah
>Pusat bisnis
> Pusat – pusat perbelanjaan, dll
4. Local facilities
> Surat kabar termuka
b. Aktivitas dalamhotel { in houseinformation }
> Fasilitas kamar
> Fasilitas olah raga dan hiburan
> Fasilitas makanan dan minuman
> Fasilitas finansial
> Fasilitas konvensi, dll
B. Menyiapkan perangkat / bahan informasi { information kits }
> Data tamu
> Rak informasi
> Rak kunci dan surat
> Brosur atau leaflet hotel
> Paket – paket wisata
> Telepon penting
> Alamat – alamat penting
> Peta kota, propinsi, negara.
> Time table / sechedule
C. Menangani kunci kamar
> Menyerahkan kunci
> Manerima kunci
> Inventarisasi kunci
> Pemesanan kunci baru
D. Menangani surat dan pesan tamu
1. Surat masuk
> Surat hotel / perusahaan
> Surat manajemen / karyawan
> Surat tamu
> Tamu belum tiba { future guest mail }
> Tamu tinggal dihotel { in house guest hotel }
> Tamu telah berangkat { past guest mail }
2. Surat keluar
> Surat hotel /perusahaan
> Surat tamu
PERALATAN SEKSI INFORMASI
1.Rak informasi / information rack
2.Rak kunci dan surat/ mail and key rack
3.Rak kunci cadangan / duplicate rack
4.Telephone
5.Filling Cabinet
6.Time table
7.Map
8.Buku petunjuk telepon / telephone directory
9.Massege form
10.Buku ekspedisi surat
KOMUNIKASI
Kata komunikasi berasal dari bahasa latin ”comunicare” yang berarti ” berpartisipasi” atau ”memberitahukan”
Beberapa pengertian komunikasi adalah
1.Komunikasi adalah sebagai proses pemberitahuan, ada pihak yang memberitahu dan ada pihak yang di beritahu.
2.Komunikasi menurut Phil Astrid Susanto adalah proses pengoperan lambang – lambang yang mengandung arti .{ ide yang disampaikan merupakan suatu lambang }
3.Komunikasi menurut Keith Davis adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain.
Keterampilan yang dibutuhkan dalam berkomunikasi adalah :
a.Keterampilan menyampaikan, yaitu keterampilan berbicara, menulis, dan mengarang serta memberi isyarat.
b.Keterampilan menerima, yaitu keterampilan mendengarkan dan membaca, serta memahami isyarat.
Komponen /unsur yang berperan dalam berkomunikasi adalah:
~ Komunikator { communication } yaitu sumber pengirim berita
~ Enkode adalah proses pengantar pesan
~ Pesan atau berita { message } atau ideyang disampaikan.
~ Dekode adalah proses penerimaanpesan
~ Komunikan { communicatte } yaitu orang yang menerima berita.
~ Tanggapan atau respon / feed back.
Proses komukasiterbagi atas dua yaitu :
1.Komunikasi horizontal : hubungan antara sesama karyawan atau hubungan antara sesama pimpinan sederajat.
2.Komunikasi vertikal: hubungan antara pimpinan dan bawahan.
Suatu komunikasi haruslah berjalan dengan baik. Komunikasi dua arah dan timbal balik kesegala arah dapat berjalan dengan baik apabila sarana komunikasi dan sistem komunikasi dalam struktur organisasi dan semua hubungan antar pribadi ditata secara baik. Untuk mencapai tujuan komunikasi, perlu pengertian dari masing – masing pihak secara timbal balik, saling percaya,penyampaian informasi harus jelas,singkat,mudah dimengerti dan tepat waktu.
HUBUNGAN INFORMASI DENGAN KOMUNIKASI
Keberhasilan komunikasi sangat bergantung kepada faktor kecakapan komunikator dalam menyampaikannya dan kecakapan komunikan dalam mendengar dan membaca, serta memahami isyarat, jika tujuan komunikasi dapat tercapai, maka komunikasi itu dapat dikatakan berhasil. Artinyaapabila seseorang yang akan menyampaikan sebuah informasi, dalam hal ini orang tersebut telah menguasai tehknik dalam berkomunikasi maka informasi yang disampaikannya akan mudah diterima oleh para pendengar. / audience
Agar informasi yang disampaikan menjadi lebih menarik disamping isi materi / informasi yang disampaikan maka pemberi informasi juga harus memperhatikan gaya berbicara yaitu :
# Pakaian { pakaian harus bersih dan rapi }
# Sikap badan dan cara berdiri { berdiri tegak dan bersemangat }
# Pandangan mata { harus menyeluruh pada audience }
# Sikapa jiwa { tegas dan tidak ragu – ragu }
# Air muka dan tangan { mimik muka dan gerak tangan }
# Suara { jelas dan tegas }
# Tulisan { apabila ingin menulis gunakan tulisan yang besar }
MENANGANI RAK INFORMASI,KUNCI KAMAR DAN SURAT TAMU
A. Rak Informasi
Rak informasi adalah salah satu peralatan yang terdapat dimasing – masing bagian yang ada dihotel yang kegunaannya tidak lebih dari menyimpan arsip. Rak informasi tidak begitu jauh berbeda dengan rak kamar dan rak pemesanan kamar, rak informasi disusun berdasarkan afzad sedangkan rak kamar disusun berdasarkan tanggal kedatangan dan rak pemesanan kamar disusun berdasarkan bulan kedatangan.
Pada rak informasi akan disimpan data tamu /slip tamu yang sedang menginap dihotel dan slip tamu dibuat oleh petugas penerima tamu yang dibuat pada saat tamu mendaftarkan diri. Rak kunci kamar dan surat adalah salah satu peralatan yang terdapat pada kantor depan dimana sebagai tempat untuk menyimpan surat tamu yang tinggal dihotel yang di simpan berdasarkan nomor kamar dan menyimpan kunci kamar tamu yang tinggal di hotel maupun kunci kamar yang masih kosongyang biasanya disebut key & mail rack , letter & key rack, atau mail & key rack.
B. Mengangani Rak Informasi
Pada rak informasi akan disimpan data tamu /slip tamu yang sedangmenginap dihotel dan slip tamu dibuat oleh petugas penerima tamu yangdibuat pada saat tamu mendaftarkan diri.
Contoh Room Rack Slipyang dibuat olehReceptionist :
# 203Hendra Mr { 2 } Rp 350.00027/07/11
28 Mapple Avenue20/07/11
Glastonbury, CT 036915
USA
P/A
Resv
Tin
PENANGANAN KUNCI KAMAR DAN SURAT
Penanganan kunci kamar dan surat adalah salah satu tugas dari petugas pelayanan informasi yang harus ditangani dengan teliti dan hati – hati, sebab penanganan kunci kamar dan surat merupakan pelayanan yang sangat penting dalam usaha memberikan kepuasan terhadap tamu.
A. RAK KUNCI KAMAR DAN SURAT { MAIL AND KEY RACK }
Rak kunci kamar dan surat adalah tempat untuk menyimpan surat tamu yang tinggal dihotel maupun kunci kamar yang masih kosong
Penanganannya terbagi atas :
1.Menyerahkan kunci
a.Tamu yang baru datang
b.Tamu yang sedang tinggal dihotel
2.Menerima kunci
a.Penerimaan kunci dari tamu yang sedang menginap
b.Penerimaan kunci kamar dari tamu yang akan berangkat
3.Inventarisasi kunci
Inventarisasi dikerjakan dengan maksud agar jumlah kunci dirak akan tetap jumlahnya dan disimpan sesuai dengan tempatnya. Pengecekan ini harus dilaksanakan agar jangan pada saat kamar akan dijual, kuncinya tidak ada ditempat.
4.Pemesanan kunci baru
Pemesanan kunci baru artinya apabila memang persediaan kunci tidak ada lagi sehingga akan berpengaruh terhadap pelayanan kepada tamu.
B. PENGERTIAN SURATDAN PENANGANAN SURAT
Beberapa Pengertian surat
1.Surat adalah kertas yang bertuliskan { kamus Bahasa Indonesia }.
2.Surat adalah satu alat komunikasi yang sangat penting dan paling banyak dipergunakan oleh orang didunia baik surat yang bersifat pribadi maupun bersifat resmi.
3.Surat adalah untuk menyampaikan beritasecara tertulis
4.Surat adalah informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan maksud tertentu.
Informasi tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita atau surat berita yang sudah umum dikenal, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat panggilan dan surat permohonan. Sedangkan informasi berupa rekaman berita misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta dan kontrak.
5.Surat adalah informasi tertulis yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat.
6.Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
Maksud disini dapat berupa surat dapat berupa permintaan, pertimbangan, lamaran, penolakan dsbnya.
Surat menyurat atau korespondensi adalah kegiatan saling
berkirim surat oleh perorangan atau organisasi.
Selain sebagai sarana komunikasi surat dapat juga berfungsi sebagai:
Alat bukti tertulis yang autentik { surat perjanjian }
Alat pengikat / berpikir, { surat yang telah diarsipkan }
Dokumentasi historis { surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau }
Pedoman / dasar bertindak { surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan,dsb }
Jaminan keamanan { surat keterangan jalan }
Duta atau wakil organisasi
Barometer kemajuan kantor
JENIS – JENIS SURAT
1 . Penggolongan surat menurut sifatnya
Surat pribadi { sifatnya kekeluargaan , persahabatan, dan perkenalan dan surat setengah resmi misalnya surat lamaran kerja }
Surat dinas { surat yang menyangkut kedinasan }
Surat sosial { Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan }
Surat niaga atau surat bisnis { surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan }
Contoh surat pribadi :
Jakarta, 27 Juli 2010
Kepada
Yth, Bapak Pimpinan
PT MATAHARI
Jl. Imam Bonjol No 34
Jakarta Timur
Dengan Hormat,
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : dr Nurul Athifah Fahtin
Jabatan; Sekretaris
Memberitahukan bahwa pada hari ini, senin, 27 Juli 2010 , tidak dapat masuk kerja seperti biasanya, karena sakit. Atas kesediaan Bapak memberikan izin, saya ucapkan terima kasih.
Sehubungan dengan selesainya Calling Visa dari Imigresen Malaysia dan Single Entry dari Konsulat Malaysia Pekanbaru untuk siswa SMK Negeri9 Padangyang akan melaksanakan Praktek Kerja Industri { Prakerin } di Mitc Ancasa Hotel Malaka, Periode Juli 2009 s/ d Januari 2010, maka dengan ini kami mohon pada Bapak untuk dapat kiranya memberikan rekomendasi dan izin berangkat bagi siswa kami yang berjumlah 11 orang beserta guru pendamping.
Adapun siswa dan guru pendamping yang akan berangkat tersebut adalah :
No
Nama Siswa
Bidang Keahlian
Nomor Pasport
Tempat Prakerin
1
Gita Wulandari
Restoran
S 938375
Mitc Ancasa Hotel
2
Siti Sarah Aulia
Restoran
S 938380
Mitc Ancasa Hotel
3
Fadhila
Perhotelan
S 937841
Mitc Ancasa Hotel
4
Reni Gusmaylatri
Restoran
S 938372
Mitc Ancasa Hotel
5
Nadhiya Sastika
Restoran
S 938366
Mitc Ancasa Hotel
6
Purnama Sari
Restoran
S 938684
Mitc Ancasa Hotel
7
Suparmi
Perhotelan
S 938376
Mitc Ancasa Hotel
8
Hartini.s
Guru
S 938374
Demikianlahsurat ini kami sampaikan pada Bapak, atas perhatian dan bantuan Bapak kami ucapkan terima kasih.
Kepala,
Suharto Sisar. Spd. MT
NIP. 19670306 199003 1 003
2.Penggolongan surat menurut wujudnya
Surat biasa { surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus. Contoh : surat perkenalan, surat keluarga, surat ucapan selamat { melahirkan, menikah, menempati kantor baru} }
Surat memo { surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis dilingkungan kantor / organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal lain. Penulisannya dapat diketik ataupun ditulis dengan tangan.Memo umumnyasingkat, isi memo tidak lebih dari 10 baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau antar pejabat yang setingkat.
Bagian – bagian dari memo :
1.Kepala memorandum terdiri dari :
oNama instansi yang mengeluarkan memo
oPetunjuk memo
oNomor, tanggal memo dibuat
oKepada dan dari siapa memo dibuat
oPerihal
oLogo / lambang bila ada
2.Isi memo , sekalipun bersifat tidak resmi, umumnya menyangkut kedinasan.
3.Kaki memorandum mencantumkan nama dan tanda tangan pemberi memo.
Contoh Memorandum :
LEMBAGA PENDIDIKAN SEKRETARIS ANGKASA
Jalan Tanah Abang Merdeka No 23
Jakarta Timur
Kepada: Dra. Hamidah Fitri Fathin
Dari: Dra Dhiya Ulfah Fathin
Perihal : Sistem penerimaan siswa baru
Harap mewakili saya dalam rapat penetapan sisitem
penerimaan mahasiswa baru pada tanggal 03 Juni 2010 di aula
Lembaga Pendidikan Sekretaris ANGKASA pada jam 10.30.
Terima Kasih,
Jakarta 30 Mei 2010
Dra Dhiya Ulfah Fathin
3. Penggolongan surat menurut keamanan isinya
Surat sangat rahasia { surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan SRHS { sangat rahasia }, cara pemgiriman surat rahasia berbeda dengan cara pengiriman surat biasa }
1.Surat dikirim dengan memakai tiga sampul
2.Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat yang lengkap dan masing – masing dilem. Sebaiknya penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p { untuk perhatian } dan nama pejabat yang harus langsung menerima surat tersebut dan masing – masing sampul di tulis dengan kode sangat rahasia
3.Sampul ketiga hanya ditulis dengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi kode dan tidak di lem. Maksudnya agar tidak mengundang perhatian orang lain jahiluntuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat – surat tersebut antara lain :
~ Surat dari kementrian luar negeri
~ Dokumen untuk negara tetangga
~ Dokumen dikalangan militer
Surat rahasia { surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalamsuatu instansi. Cara pengiriman :
Dengan menggunakan dua sampul
Sampul pertama ditulis alamat lengkap dan di beri kode rahasia [ RS} dan dilem
Surat dokumen kepada instansi setempat
Laporan kondite seorang pejabat
4. Penggolongan surat menurut proses penyelesaiannya.
a.Surat sangat segera / kilat { surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera }
b.Surat segera { surat yang memerlukan penyelesaianya dengan segera, tetapi tidak sesegera surat kilat }
c.Surat biasa [ surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan }
BAGIAN – BAGIAN SURAT
Kop surat { menunjukan ciri khas dari suatu badan usaha , perusahaan, atau kantor dan berfungsi sebagai reklame}
Contoh Kop Surat ;
Nomor surat { setiap surat resmi , terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Fungsi nomor surat : memudahkan pengaturan surat terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat { arsip }, mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu, memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat, memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu – waktu diperlukan.
Tanggal surat, Penulisan tanggal harus lengkap, tidak boleh disingkat, misalnya 28 mei 2009 atau Jakarta 28 mei 2009
Lampiran, Sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa kuitansi, brosus atau foto copi, contoh : lampiran : 5 helai dsbnya
Perihal, berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata perihal, dicantumkan dibawah kata lampiran contoh :
Nomor : 18/KX- D / 2010
Lampiran: 1 berkas
Perihal: Pengangkatan pegawai negeri
Alamat surat, terbagi atas dua yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat, kedua alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat.Beberapa contoh penulisan alamat :
Alamat yang ditujukan pada perorangan;
Kepada
Yth.Sdr. Hendra
Jl. Alaydrus No 201
Jakarta
Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
Kepada
Yth. Direktur Pt Subur
Jl. Pondok Gede Raya No 200
Jakarta Timur
Alamat yang ditujukan kepada nama instansi pemerintah atau instansi swasta
Kepada
PT SEMEN BUDIDAYA
Jl. Sumatera N0 209
Jakarta Barat
Kepada
Departemen Keuangan RI
c.q. Direktorat Pajak
Jl.Pasar Minggu
Jakarta Selatan
Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta
Kepada
Yth. Kepala Kantor Dept Tenaga Kerja
Jakarta Pusat
Jl. Prapatan No 67
Jakarta Pusat
Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktorat perusahaan swasta tidak perlu menggunakan apapun.
Kepada
Yth. Direktur Utama PT BUNGA RAMPAI
Jl. Raya Bogor N0 35
Jakarta Timur
Penulisan alamat dengan menggunakan u.p
Kepada
Yth Direksi Bank Dagang Negara
u.p .sdr. Rizal, SH
Direktur Perkreditan
Jl. Kebon sirih No 8 – 10
Jakarta Pusat
Alamat yang ditujukan kepada staf kedutaan besar
Kepada
Yang Mulia Tuan Much. Arsyad
Staf Kedutaan Besar Brunei Darusalam
Jl. Imam Bonjol no 34
Jakarta Pusat
Alamat yang ditujukan kepada iklan
a.Dengan PO Box/Tromol Pos/Kotak Pos
Kepada
Yth Pemilik P O BOX 275 / JKT
Jakarta Timur
Kepada
P O Box 275/JKT
Jakarta Timur
P.O BOX 275 / JKT
JAKARTA TIMUR
b.Dengan nomor iklan
Kepada
Yth Pemasang Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta
Kepada
Pemasang Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta
Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta
Penulisan alamat dari antar pejabat yang jabatannyasama
Direktur Jendral Pembinaan Dan Penempatan
Tenaga Kerja
Departemen Tenaga Kerja
Jl. Gatot Subroto Kav 51
Jakarta
Penulisan alamat dari dari jabatan yang lebih rendah kepada eselon yang lebih tinggi.
Kepada
Yth. Direktur Jendral Anggaran
Departemen Keuangan RI
Jl Lapangan Banteng Timur
JAKARTA PUSAT
Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah
Kepada
Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Tenaga Kerja
Propinsi Jawa Tengah
Jl Ki Mangun Sarkoro No 21
SEMARANG
Salam pembuka, digunakan agar surat tidak kaku, salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka. Contoh salam pembuka pada surat resmi ;
Dengan hormat
Bapak ........... Yang terhormat
Ibu................. Yang terhormat
Saudara................Yang saya / kami hormati
Salam Sejahtera
Assalamuallaikum Wr. Wb
Salam Pramuka
Isi Surat
Isi surat terdiri atas :
Kalimat pembuka yang merupakan penghantar bagi isi surat yangsesungguhnya.
Contoh :
Kami beritahukan bahwa .........
Bersama ini kami lampirkan .......
Kami mohon bantuan Tuan untuk .......
Dengan ini kami mengundang......
Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal ..............
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa ...................
Perkenankanlah kami melaporkan .......
Menyambung surat kami tanggal........... No....................
Isi surat yang sesungguhnya, sesuatu yang diinformasikan , yang disampaikan kepada penerima surat untuk menghilangkan salah tafsir dan efisien. Isi surat hendaknya singkat dan jelas.
Kalimat penutup, alinea penutup merupakan kesimpulan danfungsi atau penegas isi surat.
Contoh :
Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih
Kami harap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang
terus
Salam penutup, gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima,
Contoh :
Salam kami
Wassallam
Hormat kami
Berikut contoh penandatangan surat menurut susunan struktur organisasi :
a.Pimpinan unit utama yang menjadi subyek surat atas nama menteri
a.n. MENTERI KEUANGAN R.I
SEKRETARIS JENDRAL
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
b.Menteri yang menjadi subyek surat tetapi penandatanganan dilaksanakan oleh sekretaris Jendral dengan sebutan atas nama beliau { a.n.b } dalam hal ini perlu terdapat persetujuan menteri
MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
a.n.b
SEKRETARIS JENDRAL
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
c.Penandatanganan oleh Pimpinan unit utama yang menjadi subyek surat
DIREKTUR JENDERAL PEMBINAAN DAN
PENEMPATAN TENAGA KERJA
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
d.Penandatangan surat dengan menggunakan u.b { untuk beliau }
a.n MENTERI TENAGA KERJA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
u.b KEPALA BIRO.........
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
e.Surat yang ditandatangani oleh direktur perusahaan atau pejabat lainnya
Hormat kami ,Hormat kami,
PT SEHATIJaya Raya Kencana
Abdullah, SHDr Hendra
Direktur UtamaManajer Personalia
f.Surat yang ditandatanganiolehorang yang diberi kuasa { PP = per pro curation = orang yang diberi kuasa }
Hormat kami,
PP. CV MANDIRI PERKASA
Drs Haryanto
Pimpinan
Tembusan, dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/ disampaikan kepada orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah kopinya. Dengan menulis tembusan sesudah nama jabatan / NIP di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan tindasan atau distribusi kepada. Tehnik penulisan tembusan ada dua macam :
1.Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan tembusan
2.Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet kebawah dan diberi nomor urut.
Contoh :
Tembusan :
a.Kabag Kepegawaian
b.Kabag Keuangan
c.Kabag Ketatausahaan
Inisial pengonsep dan pengetik adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu – waktu diperlukan orrangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital, misalnya NS/SD
H= Hendra, dr = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat
HR = Haryanto = Pengonsep
Hs= Hartini.s = Pengetik
Penanganan surat di hotel dibagiatas :
1.Surat masuk
~ Surat untuk tamu hotel { gues’t mail }
@ Surat bagi tamu yang akan datang
@ Surat bagi tamu yang sudah berangkat
~ Surat untuk perusahaan { company” s mail }
~ Surat untuk staf / karyawan hotel { staff / emplyee”s
mail }
2.Surat keluar
C. PENANGANAN PESAN TAMU
Seringkali ada permintaan untuk menyampaikan pesan kepada tamu yang tinggal dihotel, dalam hal ini tamu sedang keluar kamar atau tamu yang diharapkan datang. Setiap pesan yang diterima baik melalui petugas telepon operator atau tamu yang datang langsung ke hotel / counter dicap time stamp terlebih dahulu sebelum disimpan pada rak kunci kamar atau rak surat.
Penanganan pesan tamu terbagi atas :
a. Untuk tamu yang sedang tinggal dihotel.
b. Untuk tamu yang akan datang.
c.Fax / e-mail tamu.
d. Barang tamu yang ketinggalan.
MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK
PENGERTIAN SURAT MASUK
Surat masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi / perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat sebagian besar berbentuk lembaran kertas. Ada yang lembarannya tipis, sedang maupun tebal. Didalam surat terkandung berbagai macam informasi sesuai dengan kepentingan masing – masing.
Contoh :
a.surat dinas { surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah } adalahsurat tugas, surat keputusan, dan surat rekomendasi }
b.Surat niaga { surat dagang }, adalah surat penawaran dan surat pesanan.
c.Surat penting yang sifatnya pribadi adalah surat tanah , ijazah, akta dan surat penting lainnya
Agar surat tersebut tidak hilang atau rusak maka sangat diperlukan adanya tata cara yang baik dan sistematis yang mengatur tentang surat – surat tersebut sehingga baik fisik maupun informasi suatu surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuanya.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara alain :
1.Surat akan tercatat dengan baik
2.Prosedur penanganan surat jelas
3.Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
4.Rahasia akan terjaga.
Sementara apabila surat tidak tersimpan dengan baik maka akan mengakibatkan :
a.Surat dan informasi akan hilang
b.Kantor tidak akan menjadi rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata dengan baik
c.Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.
POLA KEGIATAN ADMINISTRASI
Dalam penyelenggaraan kegiatan adminstrasi , ada dua macam pola yang digunakan ;
1.Pola sentralisasi, pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yait ada tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, tersebut menangani surat keluar atau surat masuk.
2.Pola desentralisasi, pola ini mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat dilingkungan kantor ini.
PERLENGKAPAN DALAM PENANGANAN SURAT
Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang
harusdisediakan antara lain :
a.Baki surat / tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya., seperti untuk surat masuk, surat keluar, dan diletakkan dimeja sekretaris.
b.Buku agenda surat masuk dan surat keluar, buku harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda, buku ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk dan keluar.
c.Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia, peralatan ini harus digunakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk amaupun yang keluar.
d.Secretaris desk file, kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
e.Alat tulis kantor, contoh alat tulis, pulpen,pensil,penggaris,kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas.
f.Kertas dan amplop, kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
g.Alat pembuka surat, dapat berupa alat manual, seperti pisau, atau guntung, atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat.
h.Stempel, stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
i.Formulir tanda terima / buku exspedisi, digunakanpada pola desentralisasi dan buku exspedisi pada pola sentralisasi
j.Lembar disposisi, lembaran isi untuk mencatat instruksi dan pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi disposisi langsung pada suratnya.
k.Komputer, digunakan sebagai pengadministrasian
l.Telephone, digunakan untuk berkomunikasi yang dirasa perlu.
SISTEM PENGURUSAN SURAT MASUK
Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu sebagai berikut :
1.Sistem buku agenda { sistem tradisional }
2.Sistem kartu kendali { sistem pola baru modern }
3.Sistem taskah { tata naskah } digunakan dilingkungan TNI.
Di Indonesia kedua sistem tersebut banyak digunakan oleh suatu instansi atau perusahaan, ada yang menggunakan sistem buku agenda dan ada yang menggunakan sistem kartu kendali. Sistem buku agendasudah ada sejak jaman Pemerintahan HindiaBelanda sebagai pengganti dari Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS { Arsip Nasional } yang sekarang dikenal dengan ANRI { Arsip Nasional Rebublik Indonesia } bekerjasama dengan LAN { Lembaga Administrasi Indonesia }. Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada disistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja. Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatanya apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahnya mencapai ratusan bahkan ribuan.Namun jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan surat dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.
PengurusanSurat Masuk Sistem Buku Agenda :
a.Penerimaan Surat, penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja dibagian depan kantor depan atau front office, seperti satpam dan reseptionist. Bahkan ada diperusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh reseptionist juga. Dan kalau pada perusahaan yang besar / hotel yang ukurannya besar maka surat ditangani oelh bagian informasi / informasi section.Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan menandatanagi buku pengiriman bahwa surat sudah diterima.
b.Penyortiran Surat, surat dipisahkan berdasrkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepadaalamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut
c.Pencatatan surat,pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda, petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.
Ada beberapa macam buku agenda yang dapat digunkan untuk melakukan pencatatan surat,yaitu :
~ Buku agenda surat masuk, buku ini digunakan untuk mencatat semua
surat masuk.
Contoh :
No
Tanggal
Terima
Terima
Dari
Tanggal
Dan No Surat
Perihal
Lampiran
Diteruskan
Kepada
Keterangan
1
15 Januari
2010
PT Sejahtera
Jl Raya Bogor
KM.25 Jakarta
10
Januari
2010
Pesanan
I Lembar
Direktur
Pemasaran
-
2
20 Januari
2010
Bank BCA
Jl Kutilang
Raya, Depok
15 Januari 2010
Penawaran
Layanan
1 Berkas
Kepala
Bagian
Keuangan
Brosur
~ Buku agenda surat keluar / agenda verbal, buku ini digunakan untuk
mencatat semua surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain
Contoh :
No
Nomor
Surat
Tanggal
Surat
Dikirim
Kepada
Perihal
Lampiran
Keterangan
1
001/B/I/10
9 Agustus
2010
Kantor Pajak
Jl.TMP Kalibata, Jakarta
NPWP
-
-
2
002/A/I/10
6 Agustus
2010
PT Sejahtera
Jl Raya Bogor, KM 29 Jakarta
Pengiriman Barang
I Berkas
Berhubungan dengan surat masuk No. 002/A/1/10
~ Buku agenda berpasangan, buku ini digunakan untuk mencatat semua
surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi
satu.
Contoh :
No
Tanggal
Terima/
Kirim
Tanggal dan No Surat
M/K
Dari/ Kepada
Perihal
Lampiran
Keterangan
1
9 Agustus
2010
001/B/I/10
M
PT Sejahtera
Jl Raya Bogor, KM 29 Jakarta
Pesanan
I Lembar
-
2
6 Agustus
2010
002/A/I/10
K
Kantor Pajak
Jl.TMP Kalibata, Jakarta
NPWP
-
-
Stempel Agenda
Contoh :
Tanggal terima :9 Agustus 2010
No Agenda:2
Tanggal diteruskan:9 Agustus 2010
Tanda tangan:{ diisi dengan tanda tangan agendaris }
4.Pengarahan surat, adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.lembar disposisi adalah lembar isisan untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Contohformat dan cara pengisian lembar disposisi :
DISPOSISI
Indeks: Sejahtera
Rahasia :
Penting:
Biasa:
Kode: SeTgl Penyelesaian: 15 Januari 2010
Tgl/No: 2 Januari 2010
Asal: PT Sejahtera Jl Raya Bogor KM 28 Jakarta
Isi Ringkas: Pesanan alat – alat elektronik
Instruksi:Di teruskan kepada :
1. Drs Muhammad Farhan Fathin
Segera diproses
2.
3.
Setelah digunakan harap segera kembali :
Kepada setiap: Bagian Administrasi
Tanggal; 15 Januari 2010
Ket : Kolom 1,2,3, diisi oleh sekretaris
Kolom 4 diisi oleh Pimpinan
Kolom 5 diisi oleh sekretaris
5.Penyampaian surat, jika pimpinan sudah menulis instrusi nya dilembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk , maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan dibuku exspedisiintern.
Buku exspedisi surat ada dua macam :
a.Buku exspedisi intern adalah buku yang digunakanuntuk mencatat penyampaian atau pengiriman atau distribusi surat yang disampaikan didalam lingkungan organisasi atau perusahaan sendiri.
b.Bukuexspedisi exstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian atau pengirimanatau distribusi surat kepada pihak lain diluar organisasiatau perusahaan.
Contoh format cara pengisian buku exspedisi :
No
Tanggal
Kirim
Tanggal dan No
Surat
Perihal
Ditujukan Kepada
Nama Penerima
Tanda Tangan
1
6 Agustus
2010
2 Agustus 2010/
002/B/1/10
Pesanan
Hamidah dr
Nurul dr
6.Penyimpanan surat, jika surat sudah selesaidiproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem afjad, sistem subjek, sistem wilayah,sistem tanggal,atau sistem nomor.
Bagan Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda
a.Penerimaan surat :
~Mengumpulkan dan menghitung surat
~ Meneliti ketepatan alamat
~ Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah diterima
b.Penyortiran surat
~ Memisahkan surat ke dalam surat dinas biasa,penting,rahasia,
maupun surat penting.
c.Pencatatan surat
~ Membaca surat dinas, biasa, penting.
~ Memeriksa lampiran – lampiran
~ Membubuhkan stempel agenda
~ Mencatat surat dalam buku agenda masuk
d.Pengarahan surat
~ Menetukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan
menyertakan lembar disposisi untuk mencatat instrusi
pimpinan.
e.Penyampaian surat
~ Menyampaikan surat kepada pejabat/ karyawan berdasarkan
disposisi pimpinan dan mencatat dalam buku ekspedisi intern
f.Penyimpanansurat
~ Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
Pengurusan surat masuk sistem kartu kendali
Sistem ini disebut dengan sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan dengan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia { ANRI } bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara { LAN }. Sistem ini banyak diterapkan diinstansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.
Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan,penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Fungsi kartu kendali adalah :
1.Sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar
2.Sebagai alat pelacak surat
3.Sebagai arsip pengganti bagi surat – surat yang masih dalam proses
4.Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Adapun keuntungannya menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut :
a.Lebih efisien
b.Dapat membedakan sifat surat { penting,biasa,rahasia} karena lembarannya berbeda.
c.Mudah melacak lokasi surat yang sudah diproses
d.Memudahkan penyusunan arsip
e.Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
Perlu diketahui yang perlu dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk atau suratkeluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat – surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Kategori surat penting adalah :
1.Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tebusannya atau surat lainnya.
2.Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang harus segera dilaksanakan.
3.Informasi yang terkandung dalam dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Kategori surat biasa adalah :
a.Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan mengalami kesulitanbagi instansi yang bersangkutan
b.Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
c.Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Kategori surat rahasia adalah :
1.Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
2.Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS
A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting
a.Penerimaan surat, sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satupintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontroldanpengawasannya. Dalam pelasanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instasi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan , asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat adalah :
Menerima surat masuk dari instansilain dan menandatangani surat pengantarnya , serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat,surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia
Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b.Pencatatan surat, surat – surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjaditiga kategori, yaitu surat penting,biasa dan rahasia. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga, untuk surat biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Tugas pencatat surat adalah :
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali , surat biasa surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan kepengarah surat
Contoh format kartu kendali dan cara pengisianya:
Indexs : Sejahtera PT
Tgl: 5 Januari 2010
No Urut: 1M/K : M
Kode : Se
Isi Ringkas :
Pesanan Barang
10 Unit Komputer Merek Toshiba
10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran: 1 Lembar
Tgl Surat : 2 Januari 2010
No Surat : 02/A/10
Dari : PT Sejahtera, Jl Raya Bogor KM 29 Jakarta
Kepada : PT Genta Nusa Jl Arteri Pondok Indah No 5 Jakarta
Pengolah : Bagian Pemasaran
Paraf :
Catatan : -
Keterangan :
Kolom indeks , bila surat akan disimpan dengan sistem subjek, maka kolom ini diisi dengan masalah surat. Jika surat disimpan dengan sistem abjad, maka kolom ini diisi dengan ideks abjad.
Kolom tanggal, No Urut, M/K , diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat. Nomor urut diisi dengan nomor urut pada hari tersebut, sedangkan huruf M dilingkari, berarti surat masuk dan huruf K dilingkari berarti surat keluar.
Kolom Kode, diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan. Dapat berupa kode abjad jika menggunakan indeks abjad, bisa juga dengan kode seuai daftar klasifikasi subjek, jika menggunakan indeks subjek.
Kolom isi ringkas, diisi uraian ringkas tentang isi surat, uraian ini benar – benar jelas.
Kolom lampiran, diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat tersebut.
Kolom dari, diisi dariinstansi mana surat itu berasal
Kolom kepada, diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan.
Kolom Tanggal Surat, diisi dengan tanggal surat masuk/ keluar tersebut
Kolom Nomor Surat, diisi dengan nomor surat masuk/ keluar tersebut
Kolom Pengolah , diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan menangani surat tersebut.
Kolom Paraf, setelahsurat tersebutdisampaikan ke unit kerja, maka yang menerima surat harus memberikan parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah diterima.
Kolom catatan, dalam kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat tersebut, misalnya lampirannya tidak ada, surat tidak lengkap lembaranya.
c.Pengarahan atau pengendalian surat, petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan, yang tugas utamanya adalah :
Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat tersebut diteruskan
Mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali.
Mengambil kartu kendali 1 { putih} dan disimpan dikotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surta dan setelah satu tahun dijilid.
Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d.Penyampaian surat ke unit pengolah, unit pengolah terdiri dari bagian – bagian berikut :
1. Tata usaha unit pengolah, tugas nya adalah sebagai berikut :
Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat sudah diterima
Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip, kartu kendali 3 tetap melekat pada surat
Membuat dua lembar disposisi ,kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah
Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 d 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah .
Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di lembar disposisi.
Menerima surat dan lembar disposisi1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama, jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya { in-aktif }, maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan diunit kearsipan oleh penata arsip.
2. Pimpinan unit pengolah, tugasnya adalah sebagai berikut :
Menerima surat kembali , kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah.
Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah
3. Pelaksana, Tugasnya adalah :
Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah
Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis dilembar disposisi.
Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.
e.Penyimpanan atau penataan arsip, tugas penata arsip { arsiparis}adalah :
Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha pengolah dan disimpan dikartu kendali sebagai bbukti bahwa surat sedang diproses diunit pengolah.
Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
B. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikitlebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu i atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatatkartu kendali rangkap tiga, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan diunit pengola saja, tidak perlu lagi diserakan kepada penata arsip. Pengapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.
Contoh format lembar pengantar surat biasa dan cara pengisiannya .
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit :Tanggal :Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian5 Januari 201010.00 Wib
No Urut
Asal Surat
Tanggal/Nomor
Isi Ringkas
Keterangan
1
Nurul dr
JL.Kamboja No
234 Bandung
9 Agustus 2010
Lamaran Kerja
Spesialist Anak
2
Hafiz dr
Griya Permai Bogor
10 Agustus 2010
Lamaran Kerja
Spesialist
Kandungan
3
Dhiya dr
Matahari Permai
Bandung
8 Agustus 2010
Lamaran Kerja
Spesialis
THT
Jumlah : 3 Surat
Tanggal : 15 AgustusPukul : 10.30 Wib
Diterima : Farhan dr{ Tanda Tangan }
C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang bole membaca surat , kalaupun ada yang boleh mengetaui itupun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung ole pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersimpul.
Contoh format lembar pengantar surat rahasia :
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit :Tanggal :Waktu Penyampaian :
KabagKepegawaian20 Januari 201010.00 Wib
No Urut
Asal Surat
Tanggal/Nomor
Isi Ringkas
Keterangan
1
Depnaker
Jl. M.T haryono
19 Januari2010/135/N/D/I/10
Daftar Nilai Diklat
10 Orang
Jumlah : 3 Surat
Tanggal : 20 Januari 2010Pukul : 10.30 Wib
Diterima : Ulfahdr{ Tanda Tangan }
Langkah – langkah pengurusan surat masuk rahasia :
Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
Pencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia { rangkap 2 } lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2 , lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.
DRAFT SEDERANA KORESPONDENSI
Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 2 modul ini selanjutnya anda diharapkan mampu :
·Menerima dan mendistribusikan surat keluar
·Sistem pengurusan surat keluar system buku agenda
·Sistem pengurusan surat keluar sistem kartu kendali
MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT KELUAR
Surat keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu instansi /kantor kepada pihak lain, baik perseorangan,kelompok maupun suatu lembaga. Surat yang baik dapat memberikan citra yang baik bagi orang yang membuatnya. Oleh karena itu dalam membuat surat seseorang harus memperhatikan kaedah – kaedah yang berlaku. Agar tidak terjadi hal – hall yang buruk, tentu harusada yang bertanggung jawab terhadap keabsahan surat yang dibuat. Harus ada cara atau prosedur tertentu yang di buatsecara khusus tentang apa,siapa,mengapa,kapan,dan bagaimana surat itu seharusnyadibuat, sehingga pertanggungjawaban suatu surat yang telah di buat juga menjadi jelas dan mencegah kesalahan komunikasi.
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor yaitu :
ØSurat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
ØSurat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat , maka dibuat surat undangan rapat
ØSurat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitauan dan surat edaran.
SISTEM PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA
Pembuatan Konsep, Konsep sering disebut dengan Draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer { mesin tik }, untuk membuat surat harus dibuat konsepnya secara tertulis, diatas kertas bergaris /buram/lembar konsep surat.
Persetujuan Konsep,jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan , maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adala memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuaiatau perlu diperbaiki atau di koreksi. Apabila sudah di setujui oleh pimpinan maka pimpinan akan memberikan tanda acc pada konsep tersebut.
Pencatatan Surat, konsep surat yang sudah mendapat persetujuan pimpinan, selanjutnya di catat kedalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan, agar surat tersebut diberi nomor surat dari agendaris.
Pengetikan Konsep Surat,Setela surat diberi nomor maka surat dapat diketik berikut dengan amplopnya.
Pemeriksaan Pengetikan, setela surat diketik maka pengetik surat dan konseptor memberikan paraf dengan pensil pertanda surat suda sesuai dengan konsepnya.
Penandatanganan Surat, surat yang tela diketik rapi maka surat tersebut akan ditandatangani ole piak yang berwenang.
Pemberian Cap Dinas, dibubuhkan sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit tanda tangan.
Melipat Surat,Surat yang asli dilipat dan dikirim kealamat yang dituju, sedangkan lembar yang keduanya disimpan sebagai arsip.
Penyampulan Surat, surat yang tela dilipat rapi selanjutnya dimasukan kedalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal –hal berikut :
ØGunakan kop surat juga untuk sampul surat
ØCantumkan nomor surat
ØJika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubukan cap dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.
ØPerangko secukupnya
Pengiriman Surat, jasa pengiriman surat merupakan suatu al yang tidak dapat dipisakan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk, maupun surat keluar.
Hal yang perlu di Perhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman :
ØJenis surat , Informasi yang tercantum dalam surat
ØTujuan/ alamat surat, Volume/banyaknya surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara :
ØMelalui kurir, orang atau pegawai yang ditunjuk untuk mengantarkan surat kepada alamat yang dituju. { petugas kurir arus meminta tangan pada orang yang tela menerima surat tersebut }
ØMelalui pos, surat diantar langsung kekantor pos, dan membawa buku exspedisi surat yang nantinya akan dibubui cap pos bawa surat dikirim melaluipos,
ØMelalui jasa pengiriman { DHL,TIKI,FEDEX, dsb }
ØMelalui internet { e-mail }
Penyimpanan Surat,surat yang asli dikirim kepada yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke 2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan seperti, sistem afjad,sistem subjek,sistem tanggal,sistem nomor, dan sisitem wilayah.
SISTEM PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM KARTU KENDALI
1. Prosedur pengurusan surat keluar penting
a.Unit pengolah, surat keluar baerasal dari unit pengolah atau unit kerja
yang berkepentingan terhadap surat tersebut.
b. Pencatatan surat, tugasnya antara lain :
1}. Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2dari
unit pengolah
2} Memberikan stempel pada surat
3} Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan
berfungsi sebagai kartu kontrol.
4 }Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan
kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah/
5 }Memberikan surat kepada exspedisi untuk dikirim kealamat instansi
c. Pengarahan surat, tugasnya adalah menerima kartu kendali 1 dari
pencatat surat dan menyimpanya kedalam kotak kartu kendalisebagai
kontrol atau pengendali surat yang dikirim.
d. Penataan arsip, tugasnya adala menerima kartu kendali 2 dari unit
pengolah dan menyimpanya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti
arsip yang ada di unit pengolah
f.Pengiriman surat, dalam pengiriman suart menggunakan espeditor ataukurir.
2. Prosedur pengurusan surat keluar biasa
1 } Unit pengolah, tugasnya mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam
dua lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli , lembar
pengantar, tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan.
2 }Pencatatan surat, pencatat surat menerima surat, tembusan dan
lembar pengantar surat biasa kemudian memberi cap stempel tanggal
pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
pengantar dua ke unit pengolah.
3. Prosedur pengurusan surat keluar rahasia
Langkah – langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah :
a. Surat rahasiadiketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang
yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya
b. Surat tertutup dan lembar pengantarsurat rahasiadiserahkan kepada pengarah surat.
MENGELOLA SISTEM DOKUMEN
Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 3 modul ini selanjutnya anda diharapkan mampu :
·Mengidentifikasikan surat penting
·Penanganan surat penting
·Pemilihan jasa pengiriman
·Kelebihan dan kelemaan surat menyurat melalui e-mail
·Pengelolaan dan pengiriman surat melalui e- mail
Kategori Surat
A. Kategori Surat Penting
Sebuah surat dikatakan surat penting apabila :
Memerlukan penanganan segera
Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi / perusahaan
Jika hilang, sulit dicari gantinya
Memerlukan tindak lanjut
Jika sebuah surat arus dibalas atau ditindaklanjutipada hari yang sama, maka surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, indentifikasikanlah surat – surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan surat – surat tersebutdan berilah tanda khusus/ kode pada surat- surat.
B. Penanganan Surat Penting
Penerimaan Surat
Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka surat disusun sedemikian rupa seingga nama dan alamat yang tercantum muda dibaca dan diteliti dengan tepat. Selanjutnya surat dipisah – pisahkan menurut jenisnya , agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan
Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok yaitu :
1. Surat bisnis
a. Surat yang dikelompokanpenting, { surat dari cabang, pelanggan, para
relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
b. Surat kelompok utama, { surat – surat berharga, surat perjanjian,/
kontrakjual beli,surat – surat yang bersampul jendela
2. Surat – surat iklan, surat iklan diterima dalam bentuk sampul yang beraneka
ragam, baik mengenai ukuran , bentuk, warna maupun jenisnya. Petugas harus
selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan. Jenis surat ini bukan jenis
surat utama dan biasanya disampaikan kepada pimpinan secara terbuka.
3.Surat – surat pribadi, Apabila jumlah surat yang diterima cukup banyak,
surat diseleksi, kecuali surat sangat penting dengan kode kilat khusus harus
segera disampaikan kepadayang berkepentingan. Jika surat berharga dari
Bank, deposito, surat- surat pribadi untuk pimpinan, jangan sekali – kali
dibuka terlebih dahulu.
Pembukaan Surat
Setelah meneliti surat, selanjutnya membuka surat – surat tersebut satu persatu. Untuk menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka, sebaiknya surat diketok – ketok di atas meja supaya lembar surat turun kebawah, kemudian surat surat dikeluarkan dari sampulnya.Jika surat ada lampiranya, maka gabungkanlah dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas .
Penyortiran Surat
Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu persatu agar dapat dipisahkan, menurut penerimanya adalah :
a.Surat untuk pimpinan
b.Surat untuk bagian yang lain dikantor
c.Surat – surat yang memerlukan peratian sekretaris
d.Surat – surat lainnya.
Hal – hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat :
1.Ada/tidaknya hubungan surat yang dibacadengan surat sebelumnya yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut
2.Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain ataubagian lain dikantor.
3.Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca.
4.Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat.
Berikut adalah contoh bentuk catatan :
Nama Pengirim
Tanggal
Surat
Macam
Barang
Tanggal
Pengiriman
5.Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat, laporan juga hal – hal yang lain, perlu dicatat oleh sekretaris.
Pembagian Surat
1. Surat – surat untuk pimpinan
Surat – surat untuk pimpinan harus segera disampaikan, usaakan agar
surat sudah berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke
kantor.
Hal – hal yang harusanda laksanakan arus sesuia dengan petunjuk :
a. Persiapkanlah segala sesuatunyayang berhubungan dengan surat, jika
suatu waktu tertentu pimpinan menelponanda ke kantor untuk
menanyakan keadaan kantor, anda dapat dengan segera memberikan
keterangan yang diperlukan pimpinan.
b.Apabila pimpinan anda tidak menelpon, teleponla atau kirimkanlah surat
melalui jasa surat, dan ini berlaku apabila ada sesuatu hal yang penting
dan mendadak.
c.Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya
salinan surat yang memerlukan perhatiannya.
d.Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map, Pisahkan mana
yang perlu di telaah dan mana yang berupa laporan dan sebagainya.
2. Surat – surat untuk orang/ bagianlain dikantor
Masing – masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam
penyampaian surat antar bagian,
3. Surat – surat yang memerlukan perhatian sekretaris
Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas diluar kantor, jika
ada surat penting yang diterima segera di bahas, maka tugas sekretarislah
untuk mengolah surat tersebut.
C. Pemilihan Jasa Pengiriman
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedurpengurusan surat baik surat masuk maupun surat keluar, oleh karena itu dibutuhkan jasa pengiriman yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman surat, perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau alamat surat, dan volume/banyak surat.
Beberapa jenis pengiriman suratadala sebagai berikut :
1. Kurir instansi perusaaan
2. Kurir kantor pos
3. E-mail {situs} perusahaan
4. Kurir jasa pengiriman swasta { DHL, TIKI, dll }
D. Mengelola Dan Mengirim Email
I. Kelebihan Dan Kelemahan Surat Menyurat Melalui E-MAIL
Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran tidak
selalu dalam bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan
teknologi informasi kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat
alat elektronik, yaitu komputer dengan menggunakan fasilitas internet.
Kentungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail adalah :
1.Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
2.Biaya relatif lebi murah dibandingkan melalui jasa kurir/ pos
3.Umpan balik {feed back } dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan.
4.Dapat mengirimkan gambar – gambaratau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik.
5.Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy
Kelemahandari kegiatan surat menyurat melalui e-mail adalah :
1.Hanya bisa diakses ole orang yang mempunyai fasilitas internet
2.Hanya bisa diakses ole orang yang mengerti internet
3.Dalam keadaan tertentu { jaringan sibuk } proses mengakses jadi lambat
4. Dokumen dapat rusak atau hilang.
5. Ketergantungan pada alat { komputer dan jaringan internet } sangat tinggi
II. Pengelolaan Dan Pengiriman Surat melalui E-MAIL.
2. Klik“sign in” pada baris check your mail status
3. Maka akan muncul kotak dialog
4.Isikan kolom Yahoo ID dengan e-mail anda, contoh : daslim_smkn9pdg
5. Isikan password yang sudah dipunya
6. Klik sign in
7. Maka akan muncul kotak dialog sesuai dengan e-mail kita
8. Klik nama anda yang muncul, maka akan muncul kotak dialog tentang kotak surat
9. Klik inbox untuk melihat surat-surat yang masuk , dan akan muncul surat-surat
yang masuk
10. Klik salah satu subject yang akan dibaca e-mailnya
MEMBALAS DAN MENUTUP E-MAIL
Klik Reply, muncul kotak dialog
2. Ketikan surat balasan pada kotak di bawah toolbar
3. Klik send untuk mengirim
4. Kalau surat sudah terkirim ditandai dengan tanda checklist
MENYERTAKAN FILE DAN GAMBAR
5. Klik Attach files
6. Tentukan file yang akan dikirim / gambar
7. Klik Send
MENUTUP E-MAIL
8. Klik sign out
9. Maka akan kembali ke halaman pertama www.yahoo.com
MENYERTAKAN FILE / GAMBAR DENGAN ATTACHMENT
1. Pastikan kita sudah berada pada halaman e-mail
2. Klik compose untuk menulis surat kepada yang kita tuju
3. Ketikan pengantarnya lalu klik attachment
4. Maka tampilannya
5. Klik send untuk mengirim
6. Klik sign out untuk keluar dari e-mail
7. Klik close atau exit untuk keluar internet
EVALUASI
A. UjiKompetensi Teori
Kata komunikasi diartikan sebagai kata kerja, artinya adalah :
Pengiriman penerimaan warta
Proses pemberitauan
Saling mengenal
Hubungan sesama pegawai
Hubungan atasan dengan karyawan
Dasar komunikasi adalah :
Menyampaikan
Berpikir
Menerima
Informasi
Reaksi
Keterampilan berbicara dan menulis merupakan keterampilan :
Menyampaikan
Membaca
Menerima
Berpikir
Mendengarkan
Tempat asal sumber komunikasi adalah :
Proses komunikasi
Komunikator
Komunikan
Komponen
Respon
Ide yang disampaikan disebut :
Komponen
Feed back
Komunikan
Message
Enkode
Tanggapan dari pihak komunikan disebut :
Komunikasi
Enkode
Message
Dekode
Feed back
Hubungan antara pimpinan dengan bawaan disebut komunikasi:
Eksternal
Orizontal
Kelompok
Vertikal
Timbal balik
Lambang yang digunakan untuk komunikasi verbal adalah :
Lambang gerak
Lambang warna
Lambang suara
Lambang isyarat
Lambang bahasa
Penyelenggaraan seminar merupakan:
Komunikasi massa
Komunikasi interpersonal
Komunikasi intrapersonal
Komunikasi orizontal
Komunikasi
Proses komunikasi dengan menyajikan informasi secara elektris adalah :
Surat kabar
Televisi
Cerama
Buletin
Majalah dinding
Media pendengaran secara tradisional adalah :
Beduk
Kaset
Radio
Telepon
Handy talky
Media visual adalah :
Televisi
Film
Poster
Telepon
Kentongan
Media audio visual adalah :
Film
Slide
Spanduk
Handy talky
Pengumuman
Proses komunikasi dengan media massa adalah :
Telepon
Kaset
Teleks
Surat kabar
Faxsimile
Alat komunikasi yang paling efektif adalah :
Telepon
Surat
Radio
Film
Proyektor
Apa yang terjadi apabila sipengirim berita kurang jelas dalam menyampaikan informasi ? :
Warta yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat diterima komunikan
Sipengirim jadi kecewa
Sipenerima berita tidak mau tahu
Warta ditanggapi oleh penerima berita
Sipenerima kurang menafsirkan
Surat dikatakan sebagai alat ukur yang dinamis bagi suatu kantor, karena :
Banyaknya surat yang keluar masuk
Surat alat komunikasi yang efektif
Surat adala komunikasi secara tertulis
Surat adala sumber informasi
Surat adala dijamin kerahasiaannya
PT Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama tidak bisa mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa merupakan surat :
a.Masuk
b.Keluar
c.Penting
d.Biasa
e.Rahasia
Prosedur pengurusan surat masuk dalam sistem bukuagenda adalah :
Lembaran untuk mencatati nstruksi pimpinan berkaitan dengan surat adalah lembar :
Agenda
Exspedisi
Kartu kendali
Disposisi
Instruksi
Informasi yang terkandung dalam suatu surat tidak terdapat dalam surat lain. Ini merupakan sala satu kriteria dari :
Surat penting
Surat biasa
Surat rahasia
Surat resmi
Surat sangat rahasia
Pada kolom pengolah dikartu kendali, pengisian yang paling tepat adalah :
Nama arsiparis
Nama pejabat dalam suatu unit kerja
Nama Sekretaris
Nama agendaris
Nama unit kerja
Surat lamaran kerja atas nama Muhammad Ihsan, jika dicatat dalam kartu kendali, maka pengisian yang paling tepat pada kolom pengolah adalah :
Muammad Ihsan
Lamaran kerja
Ka Bag Kepegawaian
Bagian Kepegawaian
Arsiparis
Kartu kendali { KK } terdiri dari tiga rangkap dan KK I disimpan oleh :
Penata arsip
Pengara surat
Pengolah surat
Pencatat surat
Penerima surat
Dalam prosedur surat masuk sistem kartu kendali, setelah surat dicatat dengan KK rangkap tiga, surat dan KK diserahkan kepada :
Pengarah surat
Penata arsip
Pengolah surat
Pencatat surat
Penerima surat
Dalam prosedur surat masuk sistem kartu kendali, setela surat dicatat dengan KK rangkap tiga, surat dan KK diserahkan kepada :
Pengara surat
Penata arsip
Pengolah surat
Sekretaris
Pimpinan
Pembuatan konsep,persetujuan konsep,pengetikan,penandatanganan dan pengiriman surat merupakan :
Masuk
Keluar
Penting
Biasa
Rahasia
Seseorang yang menyimpan KK Ipada saat pengurusan surat penting keluar adalah :
Pencatat surat
Pengarah surat
Penerima surat
Penata surat
Unit pengolah
Selain pimpinan, yang dapat membuat surat rahasia adalah :
Staf administrasi
Semua pegawai
Bagian tata usaha
Orang yang ditunjuk
Sekretaris
Jika juru ketik menemukan pada konsep suatu kalimat yang diragukan {kurang jelas}, maka tindakan yang paling tepat dilakukan adalah
.Membetulkan sendiri
Diketik apa adanya
Menanyakan kepada konseptor
Bertanya kepada orang pimpinan
Bertanya kepada orang lain
Suratnya relatif singkat dan tidak perlu disimpan lama adalah sala satu ciri dari surat :
Pribadi
Biasa
Dinas
Penting
Rahasia
Hariini PT Wiyata Mandala mengirimkan sebua surat untuk PT Cahaya Abadii , bagi PT Cahaya Abadi surat tersebut disebut :
Surat penting
Surat masuk
Surat niaga
Surat keluar
Surat biasa
Seseorang yang memimpin surat tembusan pada pengurusan surat rahasia keluar adalah :
Unit pengola
Penata arsip
Ekspedisi
Pengarah surat
Pencatat surat
Format yang digunakan pada pengurusan surat sistem buku agenda dan juga sistem kartu kendali adalah :
Lembar disposisi
Kartu kendali
Lembar pengantar surat rahasia
Lembar pengantar surat biasa
Lembar pengantar
Tanda persetujuan pimpinan terhadap konsep surat yang akan diketik adalah
File
Acc
Dep
U.P
Catatan
Untuk pengetikan lembar tembusan sebua surat menggunakan kertas :
HVS
Duplikator
A4
Union skin
Doorslag
Orang atau badan yang mengirimkan barang pesanan disebut :
Kantor cabang
Pemasok
Biro perjalanan
Mitra kerja
Kurir
Surat kontrak atau surat perjanjian jual beli termasuk :
Surat penting
Surat perjanjian
Surat pesanan
Surat kelompok utama
Surat berjendela
Jika pada hari yang sama banyak menerima surat pribadi, langkah
penanganan yang paling tepat adala :
Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup kepada pimpinan
Mencatat surat dalam buku agenda
Menyampaikan langsung kepada tujuan surat
Membuka sampul dan membacanya
Menyampaikan surat kepada pimpinan dengan menyertakan lembar disposisi
Dalam membuka surat dengan menggunakan alat pembuka, supaya surat tidak
robek maka sebaiknya :
Sampul surat dibuka perlaan – lahan
Surat diketok – ketok diatas meja
Sampul surat dibukasedikit diposisi paling atas
Ujung sampul dibuka sedikit
Beberapa al yang perlu diperhatikan dalam membaca surat yang diterima antara lain ...................... kecuali......................
Ada tidaknya ubungan dengan dengan surat terdahulu
Ada tidaknya lampiran
Pada isi surat disampaikan ada barangnyayang dikirim atau tidak
Pada isi surat ada batas waktu untuk balasan surat atautidak
Alamat surat sudah tepat atau tidak
Jika pimpinan sedang tidak berada dikantor dalam beberapa hari, penanganan surat yang bersifatpenting adalah :
Surat diproses ole bawahan langsung
Surat diletakkan diatas meja pimpinan sampai pimpinan datang
Segera telepon pimpinan untuk memberitahukan
Menunggu sampai pimpinan datang
Memberitahukan kepada si pengirim bahwa pimpinan tidak berada dikantor
Untuk penanganan surat – surat penting yang diterima pada hari yang sama ada beberapa hal yang harus diperhatikan :
Dengan melihat siapa yang mengirim surat
Dengan melihat surat tersebut untuk pimpinan atau bukan
Dengan melihat permasalahan surat tersebut
Dengan melihat surat tersebut rapi atau tidak
Dengan melihat surat itu harus dibalas atau tidak
Jika anda menerima surat yang berupa advertensi/iklan dalam bentuk beraneka ragam, seperti brosur,katalog,dan harga dan sejenisnya, yang sebaiknya anda lakukan dalam menangani surat – surat tersebut adalah :
Mengembalikan lagi kepada sipengirim
Membuangnya karena bukan merupakan surat penting
Menyimpannya langsung dalam tempat penyimpanan
Menyampaikankepada pimpinan dalam betuk terbuka
Segera merespon iklan yang ditawarkan
Surat – surat berikut merupakan surat yang penyampaiannya kepada pimpinan dalam keadaan tertutup kecuali :
Surat – surat yang bersifat rahasia
Surat – surat yang bersifat penting
Surat – surat dari bankberupa deposito
Surat – surat pribadi
Rekening koran
Yang dilakukan dalam menangani surat – surat yang mempunyai lampiran adalah :
menyatukan lampiran dengan menggunakan klip kertas
Surat dan lampiran kita pisahkan
Mencatat dalam bukutersendiri untuk surat – surat tersebut
Surat segera diproses, sementara lampirannya langsung disimpan
Surat dan lampiran disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan tertutup
Surat elektronik disebut juga dengan :
Website
Homepage
Http
E-mail
Milis
Keuntungan dari penggunaan E-mail dalam kegiatan surat menyurat adalah :
Rahasia lebih terjamin
Dapat melampirkan gambar – gambar tiga dimensi
File tahan lama
Dapat diakses oleh siapa saja
Mudah dioperasikan
Untuk meliat e-mail yang masuk ke e-mail anda, adalah dengan mengklik :
Inbox
Draft
Sent
Trash
Spam
Informasikan yang berisikan tentang e-mail lain yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi yang tidak dikenal adala :
Inbox
Draft
Sent
Spam
Trash
Untuk menelusuri e- mail yang tela anda kirimkan dan e-mail yang perna masuk kedalam email anda adalah dengan mengklik :
a. Inbox
Draft
Sent
Spam
Trash
Fasilitas dibawah ini yang tidak terdapat pada menu new message adalah :
Attach
Spelling
Cancel
Send
View
Jika ingin mencetak isi dari suatu suatu e-mail yang sedang dilihat { baca } ke printer, tab menu yang di klik adalah :
Print
Send
Reply
Forward
View
Jika ingin melampirkan file yang berupa informasi atau data pada email yang dikirim, fasilitas yang digunakan adalah :
a. Print
Send
Reply
Forward
View
Untuk menghapus e-mail yang tidak diperlukan lagi menggunakan :
Print
Send
Reply
Dellete
View
B. UJI KOMPETENSI KETERAMPILAN
Masing – masing siswa diminta untuk memberikan berbagai informasi yang berubungan dengan pariwisata
Setiap siswa diminta untuk membuat contoh surat masuk yang terdiri dari :
Surat pribadi
Surat dinas
Surat sosial { organisasi }
Surat niaga
Masing – masing siswa diminta untuk membuat contoh surat masuk yang diterima oleh SMK N 9 Padang dari Hotel Savali yang berkenaan dengan permintaan tenaga Daily Worker.
Siswa dibagi 4 Kelompok, Dua kelompok membuat conto surat masuk serta langsung dimasukkan ke buku agenda dan dua kelompok lagi membuat contoh surat masuk dan langsung dimasukkan kedalam kartu kendali.
Setiap siswa diminta untuk membuat contoh surat masuk yang terdiri dari :
Surat pribadi
Surat dinas
Surat sosial { organisasi }
Surat niaga
Masing – masing siswa diminta untuk membuat contoh surat keluar yang dikirim oleh SMK N 9 Padang ke Hotel Savali yang berkenaan dengan permoonan siswa praktek kerja industri.
Siswa dibagi 4 Kelompok, Dua kelompok membuat contoh surat keluar serta langsung dimasukkan ke buku agenda dan dua kelompok lagi membuat contoh surat keluar dan langsung dimasukkan kedalam kartu kendali.
Carilah contoh – contoh surat dengan bergabagai macam variasi antara lain sebagai berikut :
Surat- surat dinas
Surat – surat bisnis
Surat lamaran kerja
Surat iklan, seperti brosur
Surat undangan
Kelompokkanlah surat – surat tersebut berdasarkan :
Surat penting
Surat biasa
Surat rahasia
Surat pribadi
Buatlah sebuah surat{ bebas } lalu anda kirimkan ke e-mail guru mata pelajaran